Importera data till FileMaker Pro

När du importerar data hämtar du data från en annan källa (vanligen en fil) till en befintlig FileMaker Pro-fil.

FileMaker Pro kan importera många olika filformat. Mer information finns i Filformat som stöds för import och export.

Om FileMaker Pro inte har stöd för ett visst programformat kan du försöka exportera data från det programmet till ett format som FileMaker Pro stöder och sedan importera den filen. Du kan t.ex. inte importera Microsoft Access-filer till FileMaker Pro, men du kan exportera informationen från Microsoft Access till Microsoft Excel och därefter importera filen.

Källfilen behöver inte innehålla lika många fält i samma ordning som i FileMaker Pro-målfilen. Under importen kan du välja målfälten så att källinformationen importeras till rätt fält och hoppa över fält som du inte vill importera.

Obs! Information om hur du skapar en ny FileMaker Pro-fil från ett annat filformat finns i Konvertera en datafil till en ny FileMaker Pro-fil.

Metoder för att importera data i en befintlig fil

Du kan importera data till en befintlig fil på tre sätt:

lägga till nya poster i filen
uppdatera matchande poster i filen
ersätta befintliga poster i filen

Alternativen som beskrivs nedan är tillgängliga i dialogrutan Ange importordning när du importerar data till en befintlig fil. Mer information finns i Importera data till en befintlig fil.

Viktigt Alternativen som uppdaterar eller ersätter poster skriver över data i målfilen och kan inte ångras. Skydda data genom att välja Arkiv-menyn > Spara en kopia och gör en säkerhetskopia av den FileMaker Pro-fil som är målet. Du kan bara göra detta för en lokal fil (en fil som finns på din dator).

Lägga till poster

När du lägger till poster skapar importprocessen en ny post i målfilen för varje importerbar post i källfilen och importerar de fält du väljer.

När du lägger till poster från de flesta källfilformat läggs alla poster från källfilen till under importprocessen.

Konceptbild som visar hur poster läggs till för import

Uppdatera matchande poster

När du uppdaterar matchande poster ersätts matchande poster och fält i målfilen med data från källfilen. Anta att du har en kopia av en databas på din dator på jobbet och en annan kopia på din bärbara dator. Då kan du uppdatera filen på kontoret med de ändringar du gör när du reser.

Du bestämmer vilka poster i källfilen som ska uppdatera vilka poster i målfilen genom att välja ett eller flera matchande fält i varje fil. Om data i det matchande fältet för en post i målfilen matchar data i källfilen, uppdateras posten i målfilen med data från källfilen.

Konceptbild som visar hur poster uppdateras vid import

Matchande fält måste på ett unikt sätt identifiera varje enhet i databasen. I en databas över personer kan du använda ett enda matchande fält, t ex Anställningsnummer, eller flera matchande fält, t ex Efternamn, Förnamn och Telefonnummer. (Om du bara använder Efternamn skulle det kunna identifiera mer än en person, och det är alltså inte bra att använda det som ensamt matchande fält.)

Du väljer även vilka fält som ska importeras. Innehållet i alla fält som du väljer, i alla matchande poster, kommer att skriva över data i målfilen, även om fältet i källfilen är tomt.

Om målfilen innehåller hittade poster uppdateras bara posterna i det.

De poster i källfilen som inte stämmer överens med målfilen kommer inte att importeras, såvida du inte väljer Lägg till återstående data som nya poster. Om de matchande fälten i en post i källfilen är tomma kommer de inte att läggas till i målfilen även om detta alternativ har valts.

Följande tabell visar ett exempel på hur en post i en målfil ser ut innan den har uppdaterats av ett matchande fält i en källfil och efter uppdateringen. I kolumnen Matchning anger Matchande fält ett matchande fält, Importera anger att fältet ska importeras och Importera inte anger att fältet inte ska importeras.

Källfil	Matchning	Målfil	Resultat
123-456-7890	Matchande fält	123-456-7890	123-456-7890
Johan	Importera inte	Johan	Johan
Q	Importera		Q
Svensson	Importera inte	Svensson	Svensson
Stora gatan 1	Importera	Lilla gatan 2	Stora gatan 1
Storstad	Importera	Lillstad	Storstad
USA	Importera	USA	USA
	Importera inte	1960-03-03	1960-03-03
	Importera	(408) 555-6789

Ersätta befintliga poster

När du ersätter befintliga poster ersätts data i målfilen med data från källfilen. För varje fält du importerar till skriver data från den första importeringsbara posten (eller dataraden) i källfilen över data i den första posten i målfilen. Data från den andra importeringsbara posten (eller dataraden) i källfilen skriver över fält i den andra posten i målfilen osv. När du ersätter data undersöks eller jämförs inte data i filerna.

Du kan välja om du vill att data i enskilda fält ska ersättas eller inte.

Konceptbild som visar hur poster ersätts vid import

Poster i målfilen ersätts med samma antal poster från källfilen. Om det finns fler importeringsbara poster i källfilen importeras inte data från de extra posterna i källfilen, såvida du inte väljer Lägg till återstående data som nya poster. Om det finns fler poster i målfilen ersätts inte data i de extra posterna i målfilen.

Kommentarer