Configurar importaciones recurrentes

Puede configurar un archivo de FileMaker Pro para que actualice automáticamente datos importados de otro archivo, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel. La Importación recurrente tiene lugar automáticamente cada vez que abre el archivo y la primera vez que visualiza la presentación que contiene los datos del archivo externo. Posteriormente, puede ejecutar un guión para actualizar datos.

Cuando se configuran importaciones recurrentes, FileMaker Pro crea una nueva tabla para los datos importados y una presentación nueva para mostrar los datos. Posteriormente, puede personalizar la presentación en el modo Presentación, si así lo desea.

Cada vez que actualiza datos, FileMaker Pro elimina datos de la presentación de la importación recurrente y los sustituye por datos actuales del archivo externo. Los datos importados mediante importación recurrente no se pueden modificar ni añadir en FileMaker Pro.

Nota  Para configurar las importaciones recurrentes, debe abrir el archivo con un acceso a la cuenta que tenga asignado un conjunto de privilegios Acceso total. Para obtener información sobre conjuntos de privilegios, consulte Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados. Los usuarios no tienen que utilizar una cuenta con privilegios de Acceso total para emplear la importación recurrente tras haberla configurado en un archivo.

Para configurar importaciones recurrentes:

1. Cree un archivo nuevo o abra el archivo en el que desee configurar las importaciones recurrentes. Consulte Crear archivos de FileMaker Pro o Abrir y gestionar archivos.

2. En el modo Visualizar, seleccione el menú Archivo > Importar registros > Archivo.

3. En Archivos de tipo (Windows) o Mostrar (macOS), seleccione el tipo de archivo que desee importar. Por ejemplo, elija Libros de Excel (*.xlsx).

   Para obtener una lista de los tipos de archivo admitidos, consulte Formatos de archivo de importación/exportación admitidos.

4. Localice y seleccione el archivo que contenga los datos que desee importar.

5. Seleccione Configurar como importación recurrente automática, a continuación haga clic en Abrir.

   La ruta del archivo que ha seleccionado aparece en el cuadro de diálogo Configuración de importación recurrente.

6. Para omitir las cabeceras de columnas de la importación, seleccione No importar el primer registro (contiene nombres de campos).

   Si un registro que no es el primero contiene nombres de campo, puede elegir el registro más tarde. Consulte las notas mostradas a continuación.

7. Acepte el nombre predeterminado de la presentación o escriba un nombre nuevo para la presentación que FileMaker Pro creará para mostrar los datos importados.

8. Acepte el nombre de guión predeterminado o escriba un nuevo nombre para el guión de importación recurrente.

   Este guión se crea para usted y se ejecuta automáticamente cada vez que se abre el archivo y se muestra por primera vez la presentación de importación recurrente. Puede ejecutar también este guión manualmente. Para ello, haga clic en el botón del guión en la presentación.

9. Haga clic en Aceptar.

10. Si va a importar datos de un archivo de Excel, puede importarlos por hoja de cálculo o por rango. Seleccione una hoja de cálculo o rango con nombre y haga clic en Aceptar.

    Nota  Puede importar datos solamente de una hoja de cálculo o de un rango por cada presentación.

La nueva presentación aparece en el modo Visualizar en la vista Tabla. Para obtener más información sobre la vista Tabla, consulte Visualizar registros como formularios, listas o tablas.

Notas 

• La importación recurrente crea una tabla y una presentación nuevas para los datos importados. Si desea agregar datos importados a una tabla o presentación ya existentes en su base de datos, consulte Importar datos en FileMaker Pro.

• Los cambios de datos en archivos externos se deben guardar en la aplicación original antes de que FileMaker Pro pueda importarlos.

• La importación recurrente es un proceso que únicamente se limita a la importación. Para realizar cambios en los datos, en primer lugar debe modificarlos en el archivo de origen. A continuación, puede importar datos en el archivo de FileMaker Pro. Para ello, haga clic en el botón de guión de la presentación de importación recurrente. Si se realizan cambios en los datos mientras FileMaker Pro está cerrado, los datos de la presentación de importación recurrente se actualizarán la primera vez que visualice la presentación durante su próxima sesión con FileMaker Pro.

• Cuando se importan datos por primera vez, FileMaker Pro crea un archivo de registro de importación en la carpeta que contiene el archivo de FileMaker Pro. Este archivo de registro se actualiza cada vez que se importan datos en cualquier archivo de FileMaker Pro situado en esta carpeta.

• Cuando utiliza el botón de guión para actualizar datos, FileMaker Pro elimina todos los registros importados previamente, vuelve a importar los datos y crea registros nuevos para todos los datos nuevos que se encuentren en el archivo externo.

• A medida que aumente sus necesidades, tal vez se percate de que precisa modificar el guión de importación generado automáticamente. Puede modificar este guión, pero no puede especificar uno diferente. Para obtener más información sobre la planificación y creación de guiones, consulte Automatizar tareas con guiones.

• Para cambiar el registro que se utilizará como nombres de campo, abra el guión de importación recurrente y edite el paso de guión Importar registros. En el cuadro de diálogo Especificar orden de importación, desplácese a un registro y seleccione Usar como nombres de campo.

• El guión que FileMaker Pro genera automáticamente para la importación recurrente no es compatible con un guión del servidor.