Aandachtspunten bij het maken van een rapportlay-out
- Als u een rapportlay-out met gegroepeerde gegevens maakt, kunt u het beste eerst bedenken hoe u het rapport eruit wilt laten zien zodat u sneller door de wizard Lay-out/rapport maken kunt gaan. De wizard vraagt u op te geven op welk(e) veld(en) u de gegevens in categorieën wilt indelen (groeperen). Als u subtotalen en algemene totalen opneemt, moet u tevens bepalen voor welke velden u totalen wilt berekenen en de betreffende resumévelden definiëren voordat u met de wizard begint. (Eventueel kunt u de resumévelden ook in de wizard definiëren.)
- Raadpleeg de Help in de afzonderlijke vensters van de wizard als u voor een rapport met gegroepeerde gegevens niet de gewenste resultaten bereikt.
- Wanneer u een lay-out Rapport maakt, kunt u ervoor kiezen om een script op te slaan dat overschakelt naar de lay-out en de records sorteert (indien opgegeven). Het script wordt toegevoegd aan het menu Scripts, waar u het later kunt kiezen om het rapport opnieuw uit te voeren. Controleer voordat u het script uitvoert of de gewenste gevonden reeks is weergegeven. Kies Scripts > Scriptwerkruimte om het script te bekijken of te bewerken (door bijvoorbeeld een scriptstap Zoeken toe te voegen).
- U kunt een rapport maken dat velden van links naar rechts over de breedte van de pagina weergeeft, met veldnamen als kolomkoppen, als een eenvoudige lijst (vroeger een vooraf gedefinieerd lay-outtype, de zogeheten lay-out Lijstweergave). Wanneer u de rapportlay-out maakt, voegt u geen subtotalen of generale totalen toe en rangschikt u records niet op categorie. Sla de lay-out op en geef vervolgens de records weer in lijstweergave in de bladermodus.
- Als u records in een lijst wilt afdrukken en de paginabreedte voldoet niet voor het aantal kolommen, probeert u het volgende:
- Verklein het veld of het lettertype voor gegevens in velden.
- Kies Bestand > Printerinstelling (Windows) of Pagina-instelling (macOS). (In de modus Schermafdruk kunt u ook klikken op Printerinstelling (Windows) of op Pagina-instelling (macOS) in de statusbalk.) Stel in het dialoogvenster met de instellingen de paginarichting in op horizontaal (Liggend). U kunt ook de schaal voor afdrukken verkleinen tot minder dan 100%. Maak zo nodig de lay-out opnieuw met de wizard Lay-out/rapport maken nadat u de opties voor uw printer en pagina hebt ingesteld.
- Maak verschillende lay-outs die minder kolommen weergeven en druk ze vervolgens afzonderlijk af.
- In de hierboven omschreven rapportlay-out worden velden geordend in kolommen. U kunt de records ook in kolommen ordenen, bijvoorbeeld om een lijst met meerdere kolommen met namen en adressen af te drukken. Raadpleeg Het afdrukken van records in kolommen instellen.