Einrichten von wiederkehrenden Importen

Sie können eine FileMaker Pro-Datei so einrichten, dass aus einer anderen Datei importierte Daten (z. B. aus einem Microsoft Excel-Arbeitsblatt) automatisch aktualisiert werden. Wiederkehrender Import wird jedes Mal automatisch ausgeführt, wenn Sie die Datei öffnen und wenn Sie das erste Mal das Layout anzeigen, das die Daten aus der externen Datei enthält. Später können Sie ein Script ausführen, um die Daten zu aktualisieren.

Wenn Sie wiederkehrende Importe einrichten, erstellt FileMaker Pro eine neue Tabelle für die importierten Daten und ein neues Layout zur Anzeige der Daten. Sie können das Layout später nach Wunsch im Layoutmodus Ihren Anforderungen anpassen.

Bei jeder Datenaktualisierung löscht FileMaker Pro Daten im Layout für den wiederkehrenden Import und ersetzt sie durch aktuelle Daten aus der externen Datei. Daten, die über wiederkehrenden Import importiert werden, können in FileMaker Pro nicht geändert oder erweitert werden.

Hinweis  Für das Einrichten von wiederkehrenden Importen müssen Sie eine Datei mit einem Kontozugriff öffnen, der über die Berechtigung „Voller Zugriff“ verfügt. Informationen zu Berechtigungen finden Sie unter Erläuterung von Konten, Berechtigungen und erweiterten Zugriffsrechten. Benutzer benötigen keine Berechtigung für vollen Zugriff, um den wiederkehrenden Import zu verwenden, nachdem er in einer Datei eingerichtet wurde.

So richten Sie wiederkehrende Importe ein:

  1. Erstellen Sie eine neue Datei oder öffnen Sie die Datei, in der Sie wiederkehrende Importe einrichten möchten. Weitere Informationen finden Sie unter Anlegen einer FileMaker Pro-Datei oder Öffnen und Verwalten von Dateien.

  2. Wählen Sie im Blätternmodus Datei (Windows) bzw. Ablage (macOS) > Datensätze importieren > Datei.

  3. Wählen Sie für Dateityp (Windows) bzw. Anzeigen (macOS) den Dateityp, den Sie importieren möchten. Wählen Sie beispielsweise Excel Arbeitsmappen (*.xlsx).

    Eine Liste der unterstützten Dateitypen finden Sie unter Unterstützte Dateiformate für Import und Export.

  4. Suchen Sie die Datei, die die zu importierenden Daten enthält, und wählen Sie sie aus.

  5. Wählen Sie Als automatischen wiederkehrenden Import einstellen und klicken Sie auf Öffnen.

    Der Pfad der ausgewählten Datei erscheint im Dialogfeld „Einstellung wiederkehrender Import“.

  6. Um keine Spaltennamen zu importieren, aktivieren Sie Ersten Datensatz nicht importieren (enthält Feldnamen).

    Wenn ein anderer als der erste Datensatz Feldnamen enthält, können Sie den Datensatz später auswählen. Siehe hierzu die Hinweise unten.

  7. Akzeptieren Sie den Standard-Layoutnamen oder geben Sie einen neuen Namen für das Layout ein, das FileMaker Pro erstellt, um die importierten Daten anzuzeigen.

  8. Akzeptieren Sie den Standard-Scriptnamen oder geben Sie einen neuen Namen für das wiederkehrende Importscript ein.

    Dieses Script wird für Sie erstellt und läuft automatisch, wenn die Datei geöffnet und das Layout für den wiederkehrenden Import zum ersten Mal angezeigt wird. Sie können dieses Script auch manuell ausführen, indem Sie auf die Schaltfläche des Scripts im Layout klicken.

  9. Klicken Sie auf OK.

  10. Wenn Sie Daten aus einer Excel-Datei importieren, können Sie den Import nach Arbeitsblatt oder benannten Bereich durchführen. Wählen Sie ein Arbeitsblatt oder einen benannten Bereich und klicken Sie auf OK.

    Hinweis  Sie können Daten aus nur einem Arbeitsblatt bzw. benannten Bereich pro Layout importieren.

Das neue Layout wird im Blätternmodus in der Tabellenansicht angezeigt. Weitere Informationen zur Tabellenansicht finden Sie unter Anzeigen von Datensätzen in einem Formular, einer Liste oder einer Tabelle.

Hinweise 

  • Der wiederkehrende Import erstellt eine neue Tabelle und ein neues Layout für importierte Daten. Wie Sie importierte Daten einer vorhandenen Tabelle bzw. einem vorhandenen Layout in Ihrer Datenbank hinzufügen können, erfahren Sie unter Importieren von Daten in FileMaker Pro.

  • Datenänderungen in externen Dateien müssen im Originalprogramm gespeichert werden, bevor FileMaker Pro sie importieren kann.

  • Wiederkehrender Import ist ein reiner Importvorgang. Um Änderungen an den Daten vorzunehmen, müssen Sie sie in der Quelldatei bearbeiten. Als Nächstes importieren Sie die Daten in die FileMaker Pro-Datei, indem Sie auf die Script-Taste auf dem Layout für wiederkehrenden Import klicken. Wenn die Daten geändert werden, während die FileMaker Pro-Datei geschlossen ist, werden die Daten auf dem Layout für wiederkehrenden Import aktualisiert, sobald Sie das Layout bei Ihrer nächsten FileMaker Pro-Sitzung das erste Mal öffnen.

  • Beim ersten Import von Daten legt FileMaker Pro eine Import-Protokolldatei in dem Ordner an, der die FileMaker Pro-Datei enthält. Diese Protokolldatei wird bei jedem Import von Daten in jede FileMaker Pro-Datei, die sich in diesem Ordner befindet, aktualisiert.

  • Wenn Sie die Script-Taste verwenden, um Daten zu aktualisieren, löscht FileMaker Pro alle zuvor importierten Datensätze, importiert die Daten neu und legt neue Datensätze für alle neuen Daten an, die in der externen Datei gefunden wurden.

  • Sie sollten das automatisch generierte Import-Script an Ihre steigenden Anforderungen anpassen. Sie können dieses Script ändern, aber Sie können kein anderes Script angeben. Weitere Informationen zum Planen und Erstellen von Scripts finden Sie unter Automatisieren von Aufgaben mithilfe von Scripts.

  • Um zu ändern, welcher Datensatz als Feldnamen verwendet werden soll, öffnen Sie das Script für den wiederkehrenden Import und bearbeiten den Scriptschritt „Datensätze importieren“. Navigieren Sie im Dialogfeld „Importfolge angeben“ zu einem Datensatz und wählen Sie Als Feldnamen verwenden.

  • Das automatisch generierte Script, das FileMaker Pro für wiederkehrenden Import erstellt, wird nicht in serverseitigen Scripts unterstützt.