ソリューションの作成

ソリューションを作成するにはまず保存する情報、データベースの構造、およびデザインについて検討します。次に、FileMaker Pro のデータベースファイルを作成してテーブルとフィールドを定義します。

優れたデザインのソリューションにより、データの入力や検索の方法が統一されるだけでなく、データベーステーブルでデータが重複することも少なくなります。リレーショナルデータベーステーブルの機能を使用すると、最新のデータを必要なときに得ることが可能になります。後でかかる時間と労力を節約するために、実際にリレーショナルデータベースを作成する前に、どのようなデータベースにするのか紙の上で計画してみることをお勧めします。

1. どのような目的でデータベースを作成するのか、またはどのような問題を解決する必要があるのかを決めます。たとえば、「顧客の一覧を管理するため」、「在庫を管理するため」、「生徒の成績を管理するため」、「データをデスクトップコンピュータや iPad、および Web ブラウザで操作するため」などの目的が考えられます。

2. データベースに保存する情報について考慮します。通常、情報は大きなカテゴリに分けることができます。データベースにはさまざまなタイプや量のデータをカテゴリに分けて保存するため、効率的なデータベースを設計するには、カテゴリを正確に識別することが重要です。たとえば、売上を管理するデータベースでは、「顧客」、「製品」、「請求書」などのカテゴリを使用します。生徒の成績を記録するデータベースでは、「生徒」、「クラス」、「課題」などのカテゴリを使用します。

データベースの用語では、これらの情報のカテゴリをテーブルと呼びます。テーブルを使用して、共通の要素や目的を含むデータをグループ化します。たとえば、1 つのテーブルに氏名や住所を保存し、別のテーブルに受注日、製品番号、単価などの取引に関する詳細情報を保存します。

3. これらのカテゴリの関係について考慮します。このために、「顧客が製品を注文する」、「請求書で顧客の注文を追跡する」のように、カテゴリの相互関係を簡単な文章で表現します。または、各カテゴリを図で表現してそれらの相互関係を示します。各組み合わせが、一方のカテゴリにあるデータと、他方のカテゴリにあるデータのリレーションシップを示します。

•1 つのファイルで 1 つのテーブルを使用する。氏名と住所など、1 つのカテゴリに含まれるデータを管理する場合は単一のテーブルを使用します。

•1 つのファイルで複数のテーブルを使用する。顧客、製品、請求書などの複雑なデータを管理する場合は、複数のテーブルを使用します。

•複数のファイルで複数のテーブルを使用する。複数の異なるデータベースソリューションで同じデータを共有する必要がある場合は、複数のファイルを使用します。たとえば、税率または輸送情報を個別のファイルに保存して、複数のソリューションで使用することができます。

メモ FileMaker Pro は非常に柔軟であるため、多くの場合は、データを単一のファイルに保存するか、それとも複数のファイルに保存するかは、データのまとめ方や利便性の点から決定することができます。テーブルに保存されたデータは、リレーションシップを使用すると、同じファイル内のテーブル間で、または外部ファイル内のテーブルとの間で簡単に共有することができます。スクリプトやアクセス権など他のデータベース要素はファイルレベルで保存されるため、一部の複雑なソルーションでは複数のファイルを使用すると便利です。

ヒントレコードの検索とソートを効率的に行うためには、姓と名、敬称 (「様」、「殿」、「御中」など)、住所の各項目 (郵便番号、県名、都市名) にそれぞれ個別のフィールドを作成します。データ入力時にデータを複数のフィールドに分けて入力すると、将来的にレポートをより簡単に生成することができます。たとえば、個別のフィールドを使用して、各取引の日付、製品番号、数量、および単価といった取引明細を記録すると、週末、月末、または年末に集計レポートおよび小計レポートをより簡単に作成することができます。

5. 同じファイル内のテーブル間で、または外部ファイル内のテーブルとの間でデータを共有するには、リレーションシップを作成します。リレーショナルデータベースの計画を参照してください。

6. 他のユーザとデータベースを共有する必要があるかどうかを判断し、共有する場合には他のユーザがファイルにアクセスする方法を決めます。

7. 他のユーザか使用するためにデータベースをデザインする場合、紙の上で計画をユーザに示してレビューし、変更があれば提案してもらいます。

8. データベースの使用者、使用者によるデータ使用方法とその理由、データベースへのアクセスを制限する方法を検討します。

たとえば、ラベルや封筒の印刷用のレイアウトを作成し、iOS デバイス (iPad や iPhone など) または Web ブラウザで作業するためのレイアウトを作成します。

10. 必要なファイルとテーブル、それぞれのテーブルのフィールドを一覧表示するフォームを作成します。また、各テーブルのデータに基づいて作成する定型文書やレポートもリストアップしておきます。

•Starter Solution からデータベースを作成するには、Starter Solution からの FileMaker Pro ファイルの作成を参照してください。

12. 他のユーザが使用するためにデータベースをデザインする場合、数人にテストを依頼します。ソリューションの一般使用を開始するまえに、すべての問題を解決してください。