I formati FileMaker Pro determinano il modo in cui le informazioni sono organizzate per la visualizzazione, la stampa, la creazione di resoconti, la ricerca e l'immissione di dati. I formati non memorizzano i dati; semplicemente li visualizzano.
I file dei database possono avere molti formati diversi che visualizzano i dati in molti modi. All'interno di un file di database è possibile configurare formati separati per l'immissione dei dati, i resoconti riassuntivi, la stampa di etichette, la visualizzazione grafica dei dati in grafici o la pubblicazione di database sul Web, e così via. È possibile modificare la struttura di un formato senza produrre alcun effetto sui dati o sugli altri formati relativi al file. Quando si modificano i dati di un campo, le modifiche vengono riprodotte nello stesso campo in tutti i formati del database.
Quando si crea un file di database (senza utilizzare uno dei file di database modello forniti con FileMaker Pro), FileMaker Pro crea automaticamente un formato per ogni tabella iniziale nel file e per ogni tabella appena aggiunta contenente i campi.
Dopo la creazione di un formato, è possibile eseguire operazioni quali la duplicazione, l'eliminazione o la ridenominazione del formato, o l'organizzazione dei formati in cartelle. È inoltre possibile impostare le opzioni per la stampa o l'anteprima di stampa dei record nelle colonne e per controllare le viste disponibili per visualizzare o stampare il formato.