Définition d'une liste de valeurs pour la saisie des données
Si une rubrique utilise le même ensemble de valeurs pour de nombreux enregistrements ou bien tous, vous pouvez inviter les utilisateurs à choisir ces valeurs depuis une liste de valeurs. Celle-ci vous permet de définir du texte, des nombres, des dates ou des heures fréquemment utilisés, puis de formater la rubrique de manière à présenter les valeurs dans un menu local, dans une liste déroulante ou sous la forme d'un jeu de cases à cocher ou de cercles d'option.
Les listes de valeurs vous aident au moment de la saisie des données qu'elles accélèrent et rendent plus précises. Vous pouvez par ailleurs trier les enregistrements d'après l'ordre des valeurs de la liste, par exemple par mois ou par région.
A la définition d'une liste, les valeurs sont accessibles depuis l'une des trois sources suivantes :
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Depuis une liste de valeurs statiques que vous créez. Cette méthode est de loin la plus simple lorsqu'il s'agit de créer une liste de valeurs car vous entrez les valeurs à afficher. Toutefois, elle n'est pas aussi souple que la méthode consistant à baser la liste des valeurs sur le contenu d'une rubrique. En effet, vous devez redéfinir la liste des valeurs pour en modifier l'affichage.
 •
Depuis une rubrique dans le fichier ouvert ou dans un autre fichier. Cette méthode offre un certain degré de souplesse car la liste des valeurs peut être automatiquement mise à jour de façon dynamique, en fonction des valeurs actuelles d'une rubrique. Si la rubrique se trouve dans une table liée, vous avez la possibilité d'afficher toutes les valeurs de la rubrique ou d'afficher uniquement les valeurs liées.
 •
Depuis une liste de valeurs déjà définie dans un autre fichier. Si la liste de valeurs est déjà définie dans un autre fichier, vous pouvez l'utiliser depuis ce fichier, plutôt que de la créer à nouveau.
La configuration d'un objet rubrique pour l'utilisation d'une liste de valeurs se déroule en deux étapes :
 •
Tout d'abord, suivez les instructions ci-dessous pour définir le contenu d'une liste de valeurs (les valeurs à afficher dans la liste).
 •
Puis, en mode Modèle, formatez un objet rubrique pour afficher la liste des valeurs sous la forme d'un menu local, d'une liste déroulante, de cases à cocher ou de cercles d'option. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Affichage d'une rubrique sous la forme d'un menu local, d'un jeu de cases à cocher ou de tout autre contrôle.
Pour définir une liste de valeurs en créant une liste contenant des valeurs :
1.
Choisissez le menu Fichier > Gérer > Listes de valeurs.
En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
2.
Dans la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs, cliquez sur Créer.
3.
Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, entrez un nom dans Nom de la liste.
4.
Sélectionnez Utiliser les valeurs personnalisées, puis tapez chaque valeur sur une ligne distincte, dans l'ordre dans lequel vous souhaitez les voir apparaître.
Appuyez sur Entrée (Windows) ou sur Retour (Mac OS) pour positionner chaque valeur sur une ligne.
Conseil  Pour créer une ligne de séparation entre les différents éléments d'un menu local ou d'une liste déroulante, ou pour introduire des espaces entre les cercles d'option ou les cases à cocher, tapez un trait d'union sur une ligne de séparation, à l'endroit où vous souhaitez voir s'afficher chaque espace ou ligne de séparation.
5.
Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer la boîte de dialogue Modifier la liste, puis la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs.
6.
Attachez la liste de valeurs à la rubrique dans un modèle.
Pour plus d'informations, consultez la rubrique Affichage d'une rubrique sous la forme d'un menu local, d'un jeu de cases à cocher ou de tout autre contrôle.
Pour définir une liste de valeurs à l'aide de valeurs du fichier actif ou d'un autre fichier :
1.
Choisissez le menu Fichier > Gérer > Listes de valeurs.
En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
2.
Dans la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs, cliquez sur Créer.
3.
Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, entrez un nom dans Nom de la liste.
4.
Sélectionnez Utiliser les valeurs de.
5.
Dans la boîte de dialogue Rubriques pour la liste de valeurs, sélectionnez la table contenant la rubrique souhaitée dans Utiliser les valeurs de la première rubr., puis sélectionnez la rubrique dans la liste.
Si la table recherchée se trouve dans un autre fichier et ne s'affiche pas dans la liste, sélectionnez Gérer la base de données dans la liste, puis ajoutez la table au graphe de liens. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Création de liens.
6.
Choisissez d'afficher ou non l'ensemble des valeurs de la rubrique ou seulement les valeurs liées :
 •
Pour intégrer toutes les valeurs d'une rubrique dans la liste des valeurs, sélectionnez Inclure toutes les valeurs.
 •
Pour intégrer uniquement les valeurs liées dans la liste des valeurs, sélectionnez Inclure uniquement les valeurs liées à partir de, puis choisissez une table liée dans la liste. La liste des valeurs affichera uniquement les valeurs de la rubrique à partir des enregistrements répondant aux critères de liens définis entre la table liée et la table contenant la rubrique sélectionnée dans la liste Utiliser les valeurs de la première rubr..
Pour obtenir un exemple d'une liste de valeurs affichant uniquement des valeurs liées, consultez la rubrique Exemple d'une liste de valeurs ne proposant que des valeurs de rubriques liées.
7.
Pour afficher également les valeurs associées à partir d'une seconde rubrique, sélectionnez Afficher aussi les valeurs de la 2e rubrique, puis choisissez la table contenant la rubrique souhaitée et validez cette rubrique dans la liste.
Sélectionnez cette option pour afficher les valeurs d'une rubrique correspondante après les valeurs de votre liste. Par exemple, pour faciliter la saisie de données, vous pouvez afficher les noms des pièces en regard de leurs références. Si l'option Afficher aussi les valeurs de la 2e rubrique est grisée, sélectionnez en premier une rubrique dans la liste des rubriques de gauche, tel que décrit à l'étape 5.
Remarque  Lors de l'entrée des données, une liste de valeurs affichant des valeurs provenant de deux rubriques assure uniquement l'entrée des données de la première rubrique indiquée à l'étape 5. La seconde rubrique de la liste de valeurs est uniquement disponible en mode affichage et ses valeurs ne sont pas entrées dans les rubriques. Toutefois, vous pouvez utiliser une référence externe pour saisir automatiquement les données depuis la seconde rubrique. Pour plus d'informations, consultez la rubrique A propos des références externes.
8.
Si vous avez sélectionné une seconde rubrique pour afficher des valeurs :
 •
Choisissez la rubrique à utiliser pour déterminer l'ordre de tri de la liste des valeurs.
 •
Choisissez l'option Afficher uniq. les valeurs de la 2e rub. pour afficher les valeurs de la seconde rubrique tout en stockant les données de la première rubrique.
Si vous ne sélectionnez pas l'option Afficher uniq. les valeurs de la 2e rub., la liste de valeurs (un menu local, par exemple) présentera les deux rubriques.
Récapitulatif du fonctionnement de l'option Afficher uniq. les valeurs de la 2e rub. :
 
Rubrique/Contrôle
Comportement
Jeu de cercles d'option, jeu de cases à cocher, menu local
Seule la valeur de la seconde rubrique est affichée. Lorsque vous effectuez votre sélection, la valeur correspondante de la première rubrique est stockée dans la base de données.
Liste déroulante
La rubrique présente la valeur de la première rubrique. Lorsque vous cliquez dans la rubrique, la liste déroulante affiche les valeurs de la seconde rubrique. Après une sélection, la liste présente de nouveau la valeur de la première rubrique lorsque vous quittez la rubrique.
Remarque  Lorsque vous effectuez votre sélection, la valeur correspondante de la première rubrique est stockée dans la base de données.
9.
Pour afficher les valeurs d'une rubrique Texte dans l'ordre du dictionnaire d'une langue donnée, sélectionnez Trier de nouveau les valeurs en fonction de et choisissez une langue. Sinon, les valeurs sont triées dans l'ordre d'indexation de la langue par défaut de la rubrique. Cet attribut est ignoré pour tous les autres types de rubriques.
Pour plus d'informations, consultez la rubrique Choix d'une langue d'indexation ou de tri.
10.
Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue Rubriques pour la liste de valeurs.
11.
Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer la boîte de dialogue Modifier la liste, puis la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs.
12.
Attachez la liste de valeurs à la rubrique dans un modèle.
Pour plus d'informations, consultez la rubrique Affichage d'une rubrique sous la forme d'un menu local, d'un jeu de cases à cocher ou de tout autre contrôle.
Pour définir une liste de valeurs à partir d'une autre liste de valeurs :
1.
Choisissez le menu Fichier > Gérer > Listes de valeurs.
En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
2.
Dans la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs, cliquez sur Créer.
3.
Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, entrez un nom dans Nom de la liste.
4.
Sélectionnez Utiliser la liste d'un autre fichier, puis, depuis cette liste, choisissez ou créez un chemin d'accès de fichier pointant vers le fichier contenant la liste de valeurs à utiliser.
Pour plus de détails sur les chemins d'accès, consultez la rubrique Création de chemins d'accès.
5.
Dans la liste Liste de valeurs, sélectionnez la liste des valeurs depuis l'autre fichier.
Certaines listes seront grisées et ne pourront pas être sélectionnées. Ces listes de valeurs sont définies pour afficher uniquement les valeurs liées d'une rubrique et elles ne peuvent en aucun cas être directement référencées depuis un autre fichier. Utilisez alors l'option Utiliser les valeurs de. Vous devrez également ajouter la table depuis l'autre fichier dans le graphe de liens du fichier ouvert. Pour créer ce type de liste de valeurs, suivez les instructions ci-dessus pour la définition d'une liste de valeurs basée sur les valeurs d'une rubrique.
6.
Cliquez sur OK à deux reprises pour fermer la boîte de dialogue Modifier la liste, puis la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs.
7.
Attachez la liste de valeurs à la rubrique dans un modèle.
Pour plus d'informations, consultez la rubrique Affichage d'une rubrique sous la forme d'un menu local, d'un jeu de cases à cocher ou de tout autre contrôle.
Pour modifier, dupliquer ou supprimer une liste de valeurs :
1.
Choisissez le menu Fichier > Gérer > Listes de valeurs.
En mode Modèle, vous pouvez également cliquer sur Gérer dans la barre d'outils, puis sélectionner Listes de valeurs.
2.
Dans la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs, procédez comme suit :
 
Pour
Faites ceci
Modifier les valeurs d'une liste de valeurs ou le mode de génération des valeurs d'une liste dynamique
Dans la liste des noms de listes de valeurs, sélectionnez la liste de valeurs, puis cliquez sur Modifier. Dans la boîte de dialogue Modifier la liste, apportez les modifications. Cliquez ensuite sur OK.
Remarque  Redéfinir un élément d'une liste de valeurs après la saisie des données peut avoir des conséquences imprévisibles. Par exemple, si vous remplacez l'élément d'une liste de valeurs Accessoire par Accessoires, la rubrique semblera vide dans les modèles dans lesquels le format de la rubrique est une case à cocher ou un cercle d'option. En outre, vous ne trouverez pas les enregistrements existants si vous recherchez Accessoires.
Dupliquer une liste de valeurs
Dans la liste des noms, sélectionnez la liste de valeurs de votre choix, puis cliquez sur Dupliquer.
Supprimer une liste de valeurs
Dans la liste des noms, sélectionnez la liste de valeurs de votre choix, puis cliquez sur Supprimer. Dans la boîte de dialogue de confirmation, cliquez à nouveau sur Supprimer.
3.
Dans la boîte de dialogue Gérer les listes de valeurs, cliquez sur OK.
Remarques
 •
Si vous souhaitez qu'une rubrique utilise systématiquement les valeurs de la liste de valeurs, quel que soit le modèle dans lequel se situe l'objet de rubrique, configurez une option de contrôle dans la définition de la rubrique. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Définition de la validation des rubriques.
 •
Si la liste de valeurs que vous définissez contient des dates, veillez à ce que les années s'écrivent à quatre chiffres du type 29.06.14 et non 29.06.14. Lorsque vous saisissez des données, une rubrique de type Date formatée pour afficher une liste de valeurs contenant des dates dont les années sont exprimées à deux chiffres les convertira en années à quatre chiffres, tel que décrit dans la rubrique Conversion des dates dont l'année est représentée par deux chiffres.
 •
Les rubriques des sources de données ODBC peuvent être utilisées dans les listes de valeurs mais les CLOB (objets caractères volumineux), tels que de longues chaînes de texte, ne sont pas pris en charge.
 •
Concernant les listes de valeurs avec données ODBC, le privilège accès refusé et le privilège personnalisé limité ne sont pas pris en charge. Pour empêcher un utilisateur d'afficher des données ODBC dans une liste de valeurs, vous devez renforcer la sécurité au niveau des lignes dans la base de données SQL externe. Consultez la rubrique Modification des privilèges pour les listes de valeurs.