Lorsque vous importez des données, vous insérez des données issues d'une autre source (généralement, un fichier) dans un fichier FileMaker Pro Advanced existant.
FileMaker Pro Advanced gère l'importation de nombreux formats de fichier. Consultez la section Formats de fichier d'importation/exportation pris en charge.
Si FileMaker Pro Advanced ne prend pas en charge le format d'une application spécifique, vous pouvez exporter les données de cette application dans un format reconnu par FileMaker Pro Advanced, puis importer ce fichier. Par exemple, bien que FileMaker Pro Advanced ne gère pas l'importation des fichiers Microsoft Access, vous avez la possibilité d'exporter les données de Microsoft Access au format Microsoft Excel, puis d'importer le fichier résultant.
Il n'est pas nécessaire que le fichier source comporte le même nombre de rubriques et dans le même ordre que le fichier FileMaker Pro Advanced cible. Pendant le processus d'importation, vous pouvez choisir les rubriques cibles pour que les données sources soient importées dans les rubriques appropriées et omettre les rubriques que vous ne souhaitez pas importer.
Remarque Pour créer un nouveau fichier FileMaker Pro Advanced à partir d'un autre format de fichier, consultez la section Conversion d'un fichier de données en un nouveau fichier FileMaker Pro Advanced.
Il existe trois façons d'importer des données dans un fichier existant :
•ajouter des enregistrements au fichier ;
•mettre à jour des enregistrements correspondants dans le fichier ;
•remplacer des enregistrements existants dans le fichier.
Ces options, décrites ci-dessous, sont disponibles dans la boîte de dialogue Ordre d'importation des rubriques lorsque vous importez des données dans un fichier existant. Consultez la section Importation de données dans un fichier existant.
Important Les options de mise à jour ou de remplacement des enregistrements écrasent les données du fichier cible et sont irréversibles. Pour conserver vos données, choisissez le menu Fichier > Enregistrer une copie pour créer une copie de sauvegarde du fichier FileMaker Pro Advanced cible. Vous pouvez effectuer cette opération uniquement pour un fichier local (se trouvant sur votre ordinateur).
Lorsque vous ajoutez des enregistrements, le processus d'importation crée un enregistrement dans le fichier cible pour chaque enregistrement importable du fichier source et importe les rubriques sélectionnées.
Si vous ajoutez des enregistrements à partir des formats de fichiers les plus répandus, le processus d'importation ajoute tous les enregistrements du fichier source.
Lorsque vous mettez à jour des enregistrements correspondants, les rubriques et les enregistrements correspondants du fichier cible sont remplacés par les données du fichier source. Par exemple, il est possible que vous possédiez une copie d'une base de données sur votre ordinateur de bureau et une autre sur votre ordinateur portable. Vous pouvez alors mettre à jour le fichier de l'ordinateur de bureau avec les modifications que vous avez apportées sur votre portable.
Vous déterminez les enregistrements du fichier source utilisés pour la mise à jour ainsi que les enregistrements du fichier cible qui feront l'objet de cette mise à jour en sélectionnant une ou plusieurs rubriques sources dans chaque fichier. Si les données d'une rubrique source d'un enregistrement du fichier cible correspondent à celles d'une rubrique source d'un enregistrement du fichier source, l'enregistrement du fichier cible est mis à jour avec les données du fichier source.
Les rubriques sources doivent identifier une seule entité de la base de données. Par exemple, dans une base de données d'employés, vous pouvez utiliser une rubrique source unique, telle que N° d'employé, ou définir plusieurs rubriques sources, telles que Nom, Prénom et Numéro de téléphone. (La rubrique Nom pouvant parfois identifier plusieurs personnes, il est déconseillé de l'utiliser comme rubrique source unique.)
Vous avez également la possibilité de sélectionner les rubriques à importer. Le contenu de toutes les rubriques sélectionnées dans chacun des enregistrements correspondants écrasera les données du fichier cible, même si la rubrique du fichier source ne contient aucune donnée.
Lorsque le fichier cible contient un jeu d'enregistrements trouvés, seuls les enregistrements trouvés sont mis à jour.
Le tableau ci-après présente un exemple de l'aspect d'un enregistrement d'un fichier cible avant et après sa mise à jour par un enregistrement correspondant dans un fichier source. Dans la colonne Mise en correspondance, Rubrique source indique une rubrique source, Importer signale d'importer la rubrique et Ne pas importer spécifie de ne pas importer la rubrique.
Fichier source | Mise en correspondance | Fichier cible | Résultat |
123-456-7890 | Rubrique source | 123-456-7890 | 123-456-7890 |
Jean | Ne pas importer | Jean | Jean |
Q | Importer |
| Q |
Martin | Ne pas importer | Martin | Martin |
456 rue de Paris | Importer | 14, place de la mairie | 456 rue de Paris |
Paris | Importer | Nice | Paris |
France | Importer | France | France |
| Ne pas importer | 03/03/1960 | 03/03/1960 |
| Importer | 06 34 76 34 77 |
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Lorsque vous remplacez des enregistrements existants, les données du fichier cible sont remplacées par les données du fichier source. Pour chaque rubrique cible de l'importation, les données du premier enregistrement (ou de la première rangée de données) importable dans le fichier source écrasent les rubriques du premier enregistrement du fichier cible. Les données du deuxième enregistrement (ou de la deuxième rangée de données) importable du fichier source écrasent celles du deuxième enregistrement du fichier cible, et ainsi de suite. Lorsque vous remplacez des données, FileMaker Pro Advanced n'effectue aucune vérification ni comparaison des données des fichiers concernés.
Vous pouvez choisir de remplacer ou non les données rubrique par rubrique.
Les enregistrements du fichier cible sont remplacés par le même nombre d'enregistrements du fichier source. Si le nombre d'enregistrements importables dans le fichier source est plus élevé que celui du fichier cible, les données des enregistrements supplémentaires du fichier source ne sont pas importées, à moins que vous n'activiez la case à cocher Ajouter données restantes en tant que nouv. enreg. S'il y a plus d'enregistrements dans le fichier cible, les données correspondant aux enregistrements supplémentaires ne sont pas remplacées.
•Vous ne pouvez importer des données que dans une seule table à la fois. Pour importer des données dans des rubriques liées, importez-les directement dans la table contenant la rubrique liée.
•Si le fichier source est un fichier FileMaker Pro Advanced comportant plusieurs tables, vous ne pouvez importer des données qu'à partir d'une seule table à la fois. Pour importer des rubriques issues de tables liées, importez-les directement à partir de la table contenant la rubrique.
•Si le fichier source est un fichier FileMaker Pro Advanced, vous avez la possibilité de n'importer que les enregistrements du jeu d'enregistrements trouvés et d'omettre les enregistrements ignorés. Consultez la section Format FileMaker Pro.
•Pour garantir la mise en forme appropriée des données importées, vous pouvez définir des rubriques afin que les données soient validées lors de leur importation. Pendant l'importation, les données sont alors ignorées si elles ne sont pas conformes aux options de contrôle que vous avez définies. Consultez la section A propos du contrôle des données lors de l'importation.
•Si vous importez fréquemment des données issues de la même source, vous pouvez automatiser l'opération en configurant des importations récurrentes ou en créant un script qui utilise l'action de script Importer enregistrements. Consultez les sections Configuration d'importations récurrentes et Automatisation de tâches grâce aux scripts.