Al importar datos, estos se transfieren de un origen (normalmente, un archivo) a un archivo existente de FileMaker Pro Advanced.
FileMaker Pro Advanced puede importar un gran número de formatos de archivo diferentes. Consulte Formatos de archivo de importación/exportación admitidos.
Si FileMaker Pro Advanced no es compatible con el formato de una aplicación específica, es posible que pueda exportar datos desde esa aplicación a un formato que admita FileMaker Pro Advanced; a continuación, importe el archivo. Por ejemplo, FileMaker Pro Advanced no puede importar archivos de Microsoft Access. No obstante, pero puede exportar los datos de Microsoft Access a Microsoft Excel e importar a continuación ese archivo.
No es necesario que el archivo de origen tenga el mismo número de campos, y en el mismo orden, que el archivo de destino de FileMaker Pro Advanced. Durante el proceso de importación, puede elegir los campos de destino para que los datos de origen se importen en los campos correctos y se omitan los campos que no desea importar.
Nota Para crear un archivo de FileMaker Pro Advanced nuevo desde otro formato de archivos, consulte Convertir un archivo de datos en un nuevo archivo FileMaker Pro Advanced.
Existen tres formas de importar datos a un archivo existente.
•añadir nuevos registros al archivo
•actualizar registros coincidentes en el archivo
•reemplazar registros existentes en el archivo
Estas opciones, que se describen a continuación, están disponibles en el cuadro de diálogo Asignación de campos de importación cuando se importan datos en un archivo existente. Consulte Importar datos en archivos existentes.
Importante Las opciones que actualizan o reemplazan los registros sobrescriben los datos en el archivo de destino y es un proceso irreversible. Para proteger sus datos, seleccione el menú Archivo > Guardar una copia como para realizar una copia de seguridad del archivo de destino de FileMaker Pro Advanced. Puede realizar esta acción solo para un archivo local (ubicado en su equipo).
Al añadir registros, el proceso de importación crea un nuevo registro en el archivo de destino para cada registro importable del archivo de origen e importa los campos que haya seleccionado.
Al añadir registros de la mayoría de formatos de archivo de origen, el proceso de importación añade todos los registros del archivo de origen.
Al actualizar registros coincidentes, los registros coincidentes y los campos en el archivo de destino se actualizan con los datos del archivo de origen. Por ejemplo, puede tener una copia de una base de datos en su equipo de sobremesa y otra copia en su equipo portátil. Puede actualizar el archivo de su oficina con los cambios realizados durante sus desplazamientos.
Para determinar qué registros del archivo de origen actualizarán a los registros del archivo de destino, elija uno o varios campos coincidentes en cada archivo. Si los datos de los campos coincidentes de un registro del archivo de destino coinciden con los datos de los campos coincidentes de un registro del archivo de origen, el registro del archivo de destino se actualizará con los datos del archivo de origen.
Los campos coincidentes deben identificar de forma exclusiva cada entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de datos de personas, puede utilizar un campo coincidente, como Número de empleado, o varios campos coincidentes, como Apellidos, Nombre y Número de teléfono (Si utiliza sólo el campo Apellidos, es posible que identifique a más de una persona, por lo que no resulta eficaz utilizar sólo este campo como campo coincidente).
También puede seleccionar los campos que desea importar. Los contenidos de todos los campos seleccionados sobrescribirán los datos del archivo de destino en todos los campos coincidentes, incluso aunque el campo del archivo de origen esté en blanco.
Cuando el archivo de destino contiene un conjunto encontrado, solo se actualizan los registros encontrados.
La siguiente tabla muestra un ejemplo de la apariencia de un registro del archivo de destino antes y después de ser actualizado por un registro coincidente del archivo de origen. En la columna Asignación, Campo de coincidencia indica un campo coincidente, Importar indica la importación del campo y No importar indica la no importación del campo.
Archivo de origen | Asignación | Archivo de destino | Resultado |
123-456-7890 | Campo de coincidencia | 123-456-7890 | 123-456-7890 |
John | No importar | John | John |
Q | Importar |
| Q |
Smith | No importar | Smith | Smith |
456 New Rd. | Importar | 123 Main St. | 456 New Rd. |
Newtown | Importar | Anytown | Newtown |
EE.UU. | Importar | EE.UU. | EE.UU. |
| No importar | 3/3/1960 | 3/3/1960 |
| Importar | (408) 555-6789 |
|
Al reemplazar registros existentes, los datos en el archivo de destino se reemplazan por los datos del archivo de origen. Para cada campo al que importe, los datos del primer registro (o fila de datos) importable en el archivo de origen sobrescriben los campos del primer registro en el archivo de destino. Los datos del segundo registro (o fila de datos) importable en el archivo de origen sobrescriben los campos del segundo registro en el archivo de destino, y así sucesivamente. Al reemplazar datos, FileMaker Pro Advanced no examina ni compara los datos de los archivos.
Puede decidir si desea reemplazar o no los datos campo por campo.
Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo número de registros del archivo de origen. Si el archivo de origen tiene más registros importables, los datos de los registros adicionales no se importarán a menos que elija también la opción Añadir los datos restantes como nuevos registros. Si hay más registros en el archivo de destino, los datos de los registros adicionales no se reemplazarán.
•Solo puede importar datos en una única tabla cada vez. Para importar datos en campos relacionados, importe los datos directamente en la tabla que contiene dichos campos.
•Si el archivo de origen es un archivo de FileMaker Pro Advanced con varias tablas, solo puede importar datos de una única tabla a la vez. Para importar campos de tablas relacionadas, importe los datos directamente desde la tabla que contiene dicho campo.
•Si el archivo de origen es de FileMaker Pro Advanced, solo podrá importar los registros del conjunto encontrado y se excluirá la importación de los registros omitidos. Consulte Formato de FileMaker Pro Advanced.
•Si desea garantizar que los datos estén formateados correctamente, puede definir los campos para que se validen los datos a medida que se importan. Durante la importación, se omitirán los datos que no cumplan las opciones de validación definidas. Consulte Acerca de validar datos durante la importación.
•Si importa datos de un mismo origen con regularidad, puede automatizar el proceso si configura importaciones recurrentes o creando un guión que utilice el paso de guión Importar registros. Consulte Configurar importaciones recurrentes y Automatizar tareas con guiones.