Quando si importano i dati, questi vengono trasferiti da un'altra origine dati (di solito un file) in un file FileMaker Pro Advanced esistente.
FileMaker Pro Advanced può importare molti formati di file diversi. Vedere Formati di file supportati per l'importazione/esportazione.
Se FileMaker Pro Advanced non supporta il formato di una particolare applicazione, è possibile esportare i dati da questa applicazione in un formato supportato da FileMaker Pro Advanced, quindi importare il file. Ad esempio, FileMaker Pro Advanced non importa i file Microsoft Access, ma è possibile esportare i dati da Microsoft Access a Microsoft Excel, quindi importare il file.
Non è necessario che il file di origine abbia lo stesso numero di campi del file di destinazione di FileMaker Pro Advanced e che questi siano nello stesso ordine. Durante il processo di importazione, è possibile disporre i campi di destinazione in modo che i dati di origine vengano importati nei campi corretti e saltare i campi che non si desidera importare.
Nota Per creare un nuovo file FileMaker Pro Advanced da un altro formato, vedere Conversione di un file di dati in un nuovo file FileMaker Pro Advanced.
Esistono tre modi per importare i dati in un file esistente:
•aggiungere nuovi record al file
•aggiornare i record esistenti nel file
•aggiornare i record corrispondenti nel file.
Queste opzioni, descritte di seguito, sono disponibili nella finestra di dialogo Specifica l'ordine di importazione quando si importano i dati in un file esistente. Vedere Importazione dei dati in un file esistente.
Importante Le due opzioni che aggiornano i record sovrascrivono i dati esistenti durante il processo di importazione e non possono essere annullate. Per proteggere i dati, selezionare il menu File > Salva copia con nome per creare una copia di backup del file FileMaker Pro Advanced prima di eseguire un'importazione con aggiornamento dei record. Questa operazione può essere eseguita solo per un file locale (presente sul proprio computer).
Quando si aggiungono record, il processo di importazione crea un nuovo record nel file di destinazione per ogni record importabile nel file di origine.
Quando si aggiungono record dalla maggior parte dei formati di file di origine, il processo di importazione aggiunge tutti i record dal file di origine.
Quando si aggiornano i record esistenti, i dati nel file di destinazione vengono sostituiti con i dati del file di origine. Per ogni campo di destinazione, i dati del primo record (o riga di dati) importabile nel file di origine sovrascrivono i campi nel primo record nel file di destinazione. I dati del secondo record (o riga di dati) importabile nel file di origine sovrascrivono i campi nel secondo record nel file di destinazione, e così via. Se si sostituiscono i dati, FileMaker Pro Advanced non esamina né confronta i dati nei file.
È possibile scegliere se sostituire o non sostituire i dati campo per campo.
I record nel file di destinazione vengono sostituiti con lo stesso numero di record del file di origine. Se nel file di origine vi sono più record importabili, i dati dei record in eccesso del file di origine non vengono importati, a meno che non si scelga anche l'opzione Aggiungi i dati rimanenti come nuovi record. Se vi sono più record nel file di destinazione, i dati dei record in più del file di destinazione non vengono sostituiti.
Quando si aggiornano i record corrispondenti, i campi e i record corrispondenti nel file di destinazione vengono aggiornati con i dati del file di origine. Si supponga, ad esempio, di avere una copia di un database su un computer desktop e un'altra copia su un computer portatile. È possibile aggiornare i file nel computer dell'ufficio con le modifiche apportate sul computer portatile.
È possibile determinare quali record del file di origine aggiornano determinati record del file di destinazione scegliendo uno o più campi di confronto in ogni file. Se i dati del campo o dei campi di confronto di un record del file di destinazione corrispondono ai dati del campo o dei campi di confronto di un record del file di origine, il record del file di destinazione viene aggiornato con i dati del file di origine.
I campi di confronto devono identificare in modo univoco ogni entità nel database. Ad esempio, in un database di persone, è possibile utilizzare un campo di confronto come Codice impiegato o più campi di confronto come Cognome, Nome e Numero di telefono. (Il solo Cognome potrebbe identificare più persone, quindi non costituisce un valido campo di confronto).
È anche possibile specificare i campi da importare. Il contenuto di tutti i campi selezionati per l'importazione, in tutti i record corrispondenti, sovrascrive i dati nel file di destinazione, anche se il campo nel file di origine è vuoto.
Quando il file di destinazione contiene un gruppo trovato, vengono aggiornati solo i record trovati.
La tabella che segue mostra un esempio di come un file di destinazione viene visualizzato prima e dopo essere stato aggiornato da un record corrispondente in un file di origine. Nella colonna Corrispondenza, 
(Windows) o 
(macOS) indica un campo di confronto, 
indica di importare il campo e 
(Windows) o 
(macOS) indica di non importare il campo.
File di origine | Corrispondenza | File di destinazione | Risultato |
123-456-7890 |
| 123-456-7890 | 123-456-7890 |
John |
| John | John |
Q |
|
| Q |
Smith |
| Smith | Smith |
456 New Rd. |
| 123 Main St. | 456 New Rd. |
Newtown |
| Anytown | Newtown |
Stati Uniti |
| Stati Uniti | Stati Uniti |
|
| 3/3/1960 | 3/3/1960 |
|
| (408) 555-6789 |
|
•È possibile importare i dati in un'unica tabella per volta. Per importare i dati nei campi correlati, importare i dati direttamente nella tabella che contiene il campo correlato.
•Se il file di origine è un file FileMaker Pro Advanced con più tabelle, è possibile importare solo i dati da un'unica tabella per volta. Per importare campi da tabelle correlate, importarli direttamente dalla tabella che contiene il campo.
•Se il file di origine è un file FileMaker Pro Advanced, è possibile importare solo i record nel gruppo trovato e non importare i record omessi. Vedere Formato FileMaker Pro.
•Per assicurarsi che i dati importati siano formattati correttamente, nella definizione dei campi è possibile prevedere la verifica dei dati al momento dell'importazione. Durante l'importazione i dati vengono saltati quando non corrispondono alle opzioni di verifica impostate. Vedere Verifica dei dati durante l'importazione.
•Se si importano regolarmente i dati dalla stessa origine, è possibile automatizzare il processo impostando importazioni ricorrenti o creando uno script che utilizzi l'istruzione di script Importa record. Vedere Impostazione di importazioni ricorrenti e Automatizzazione delle attività con gli script.