Il primo passo per creare un'app personalizzata è pianificare contenuti, struttura e progettazione. Quindi si crea un file FileMaker Pro Advanced e si definiscono tabelle e campi.
Un'app personalizzata ben progettata permette di inserire in modo coerente e di recuperare i dati e riduce la presenza di dati duplicati tra le tabelle del database. Le tabelle dei database relazionali operano congiuntamente per assicurare che i dati disponibili corrispondano a quelli richiesti. È opportuno pianificare prima il database su carta, per risparmiare tempo e ridurre gli sforzi dopo.
1. Determinare lo scopo del database o il problema da risolvere. Ad esempio, "avere un elenco dei clienti", "gestire l'inventario", "valutare gli studenti" o "utilizzare i dati sul computer desktop, sull'iPad e in un browser Web".
Se il database sarà utilizzato anche da altre persone, chiedere loro di quali dati avranno bisogno.
2. Definire le informazioni da memorizzare nel database. Generalmente le informazioni rientrano in categorie ampie. Definire con precisione queste categorie è essenziale per progettare un database efficiente, poiché verranno memorizzati diversi tipi e grandi quantità di dati in ogni categoria. Ad esempio, un database progettato per tenere traccia delle vendite ha le categorie "clienti", "prodotti" e "fatture". Un database in cui sono registrati i voti degli studenti ha le categorie "studenti", "classi" e "compiti".
Nella terminologia dei database, queste categorie di informazioni vengono chiamate tabelle. Le tabelle vengono utilizzate per raggruppare dati che contengono un elemento o uno scopo comune. Ad esempio è possibile utilizzare una tabella per memorizzare nomi e indirizzi e un'altra per i dettagli delle transazioni (ad esempio la data della vendita, il codice dell'articolo, il prezzo unitario, ecc.).
3. Determinare il modo in cui queste categorie sono correlate. È sufficiente scrivere frasi semplici che descrivano il modo in cui le categorie interagiscono, ad esempio "i clienti ordinano i prodotti" e "le fatture tengono traccia degli ordini dei clienti". Oppure è possibile scrivere ogni categoria e metterla in relazione collegandola a un'altra. Ogni coppia suggerisce una relazione tra i dati di una categoria e i dati di un'altra categoria.
Di solito, i database sono organizzati in uno di questi tre modi:
•Una sola tabella in un solo file. Utilizzare una sola tabella se è necessario registrare i dati di una sola categoria, come ad esempio i nomi e gli indirizzi.
•Più tabelle in un solo file. Usare più tabelle se i dati sono più complessi, come clienti, prodotti e fatture.
•Più tabelle in più file. Utilizzare più file se è necessario condividere gli stessi dati tra varie app personalizzate diverse. Ad esempio, è possibile memorizzare le informazioni su aliquote o spedizioni in un file separato se si prevede di utilizzarle in più di un'app personalizzata.
Vedere Utilizzo delle tabelle correlate.
Nota FileMaker Pro Advanced è molto flessibile, quindi è possibile decidere di memorizzare i dati in un unico file o in più file a seconda delle proprie esigenze. È molto facile condividere i dati memorizzati nelle tabelle tra tabelle nello stesso file e tabelle nei file esterni utilizzando le relazioni. Altri elementi, come script e privilegi di accesso, vengono memorizzati a livello di file; per questo, per alcune app personalizzate complesse si consiglia di utilizzare più file.
4. Determinare le tabelle di database e i dati che comprenderanno e, quindi, i campi necessari.
Suggerimento Per semplificare la ricerca e l'ordinamento dei record, creare campi distinti per nome e cognome, titoli (Sig. o Dott.) ed elementi degli indirizzi (città, stato o provincia, Paese e codice postale). Separare i dati in più campi al momento dell'immissione dei dati può facilitare la successiva generazione dei resoconti. Ad esempio, utilizzando campi separati per registrare i dettagli delle transazioni come la data, il codice dell'articolo, la quantità e il prezzo unitario di ogni transazione si facilita la creazione di resoconti di riassunti e di riassunti parziali settimanali, mensili o annuali.
5. Creare le relazioni per condividere i dati tra le tabelle nello stesso file o con le tabelle nei file esterni. Vedere Pianificazione di un database relazionale.
6. Stabilire se è necessario condividere il database con altri utenti e le relative modalità di accesso al file.
Vedere Condivisione in rete dei file.
7. Se si sta progettando il database per farlo utilizzare ad altre persone, è utile mostrare loro il progetto su carta e chiedere loro di riverderlo e di suggerire eventuali modifiche.
8. Stabilire chi utilizzerà il database, come e perché utilizzerà i dati e come limitare l'accesso al database.
Vedere Protezione dei database.
9. Scegliere i formati necessari e pianificare un formato distinto per ogni attività.
Ad esempio, creare formati diversi per stampare etichette o buste e per lavorare su un dispositivo iOS (come iPad o iPhone) o in un browser Web.
Vedere Creazione e gestione di formati e resoconti.
10. Creare un modello che elenca tutti i file e le tabelle necessari e i campi di ogni tabella. Predisporre inoltre una lista dei moduli e dei resoconti che verranno generati da ciascuna tabella.
11. Creare il database.
Vedere Creazione di un file FileMaker Pro Advanced.
12. Se il database è destinato a essere utilizzato da altre persone, è utile chiedere a qualcuno di testarlo. Risolvere eventuali problemi prima di renderlo disponibile all'uso.