Consideraciones al crear una presentación Informe
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Si está creando una presentación de informe con datos agrupados, debe pensar en qué aspecto desea que tenga el informe para poder continuar con más facilidad mediante el asistente de nueva presentación/informe. El asistente le pedirá que especifique el campo o campos según los cuales desea asignar categorías (agrupar) a los datos. Si está incluyendo subtotales o totales generales, también debe pensar en qué campos desea resumir y definir estos campos sumario antes de iniciar el asistente. (Si es necesario, también puede definir los campos sumarios dentro del asistente.)
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Si encuentra problemas para obtener los resultados que desea para un informe con datos agrupados, consulte la Ayuda en pantalla disponible en cada panel del asistente.
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Al crear una presentación de Informe, tiene la opción de guardar un guión que cambie a la presentación y ordene los registros (si se especifica). El guión se añade al menú Guiones, donde puede seleccionarlo para ejecutar el informe en el futuro. Compruebe que está visualizando el conjunto encontrado que desea antes de ejecutar el guión. Puede ver o editar el guión (por ejemplo, puede añadir un paso de guión Buscar). Para ello, seleccione el menú Guiones > Gestionar guiones.
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Puede crear un informe que muestre los campos de izquierda a derecha en la página, con los nombres de campo como encabezados de columna, como una lista simple (tipo de presentación predefinida anteriormente conocida como presentación de vista Lista). Cuando cree una presentación Informe, no incluya subtotales o totales generales, y no organice los registros por categoría. Guarde la presentación y, a continuación, visualice los registros en Vista Lista en el modo Visualizar.
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Si pretende imprimir los registros en una lista y las columnas superan la anchura de una página, pruebe una o varias de las siguientes opciones:
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Reduzca el tamaño del campo o el tamaño de fuente de los datos de los campos.
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Elija el menú Archivo > Configurar impresora (Windows) o Ajustar página (OS X). En el modo Vista previa, también puede hacer clic en Configurar impresión (Windows) o Ajustar página (OS X) en la barra de herramientas de estado. En el cuadro de diálogo de configuración, cambie la orientación de la página a horizontal. También puede reducir la escala de impresión a menos del 100%. Si es necesario, vuelva a crear la presentación con el asistente de nuevas presentaciones/informes después de configurar las opciones de impresora y página.
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Cree varias presentaciones que muestren menos columnas e imprima cada presentación por separado.
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Las presentaciones Informe organizan los campos en columnas. También puede organizar los registros en columnas, por ejemplo, para imprimir un directorio de varias columnas de nombres y direcciones. Consulte Configurar la impresión de registros en columnas.
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