Festlegen der Importaktion und Zuordnen der Felder beim Import
• Importaktion: Geben Sie an, wie die Daten in die bestehende Datei importiert werden sollen. Sie können der Datei neue Datensätze hinzufügen, bestehende Datensätze in der Datei aktualisieren oder passende Datensätze in der Datei aktualisieren. Weitere Informationen finden Sie unter Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei.
• Feldzuordnung: Weisen Sie die Felder der vorhandenen Datenbank den Feldern der zu importierenden Daten zu, um anzugeben, wohin Daten importiert werden sollen.Folgen Sie den Anleitungen unter Importieren von Daten in eine bestehende Datei, Importieren aller Dateien eines Ordners, Importieren von Bento-Daten (Mac OS) oder Importieren von XML-Daten. Das Dialogfeld "Zuordnung der Importfelder" wird angezeigt.
3. Wählen Sie im Bereich Importaktion die Art des durchzuführenden Imports aus.Wichtig Das Aktualisieren bestehender oder passender Datensätze überschreibt Daten in der Zieldatei und kann nicht rückgängig gemacht werden. Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (OS X) > Kopie speichern unter, um eine Sicherungskopie der Zieldatei zu erstellen. Machen Sie sich mit den Abläufen beim Aktualisieren von Datensätzen vertraut. Weitere Informationen finden Sie unter Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei.
Hinweis Wenn die Tabelle, in die Sie importieren, keine Daten enthält, können Sie nur Neue Datensätze hinzufügen auswählen. Die anderen nachfolgend beschriebenen Optionen stehen dann nicht zur Verfügung, da keine Daten zu aktualisieren sind. Um etwaige zusätzliche Datensätze in der Quelle als neue Datensätze in der Zieldatei hinzuzufügen, wählen Sie Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen. Um auch Datensätze in der Quelle als neue Datensätze in der Zieldatei hinzuzufügen, die keine passenden Datensätze besitzen, wählen Sie Verbleibende Daten als neue Datensätze hinzufügen.
4. Wenn der erste Datensatz der zu importierenden Daten Feldnamen (Spaltentitel) anstelle von Daten enthält, wählen Sie Ersten Datensatz nicht importieren (enthält Feldnamen).Durch die Auswahl von Ersten Datensatz nicht importieren (enthält Feldnamen) wird der erste Datensatz beim Import übersprungen.
5. Verschieben Sie die Zielfelder, um sie mit den Feldern oder Daten unter Quellfelder auszurichten, um anzugeben, in welche Felder die Quelldaten importiert werden bzw. welche Felder sie aktualisieren.
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• Um ein Feld in der Tabelle, in die der Import vorgenommen wird, zu erstellen oder zu ändern, klicken Sie auf Datenbank verwalten. Nehmen Sie im Dialogfeld "Datenbank verwalten" die gewünschten Änderungen vor und klicken Sie auf OK. (Wenn die Schaltfläche Datenbank verwalten nicht aktiv ist, verfügen Sie entweder nicht über ausreichende Zugriffsrechte oder die Datenbank ist über ein Netzwerk freigegeben und lässt zurzeit keine Datenbankänderungen zu. Weitere Informationen zum Ändern gemeinsam benutzer Datenbanken finden Sie unter Gemeinsames Benutzen und Bereitstellen von Dateien.
Fahren Sie fort zu klicken, bis die Symbole zwischen den Feldern die gewünschte Feldzuordnung anzeigen. Eine Beschreibung jedes Symbols finden Sie im Bereich Feldzuordnung. Sie können wählen, ob jedes Feld in das Zielfeld importiert wird oder nicht. Oder verwenden Sie ein Feldpaar als Abgleichsfeld, um passende Datensätze zu aktualisieren.
7. Wählen Sie, falls erforderlich, für Zeichensatz die in der Quelldatei verwendete Zeichenkodierung.Die Liste Zeichensatz kann inaktiv oder aktiv sein:
8. Klicken Sie auf Importieren.
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9.
Wählen Sie Automatische Eingabeoptionen durchführen. Ansonsten werden Werte nicht automatisch eingegeben.Hinweis Wenn Sie in Felder importieren, die auf eine automatische Dateneingabe eingestellt sind (wie Änderungsname, Änderungsdatum oder -zeit oder Referenzwerte), löschen Sie diese Option, außer Sie wünschen, dass die automatisch eingegebenen Daten die importierten Daten überschreiben.
• In Originaldatensatz belassen, um die Felder als Wiederholfelder beizubehalten.
• In separate Datensätze aufteilen, um jeden Wiederholwert in einen eigenen Datensatz zu importieren. (Verwenden Sie diese Option, um mit einzelnen Werten in Wiederholfeldern zu arbeiten (z. B. um sie zu sortieren oder auszuwerten.))
Hinweis Wenn Sie Wiederholfelddaten in eigene Datensätze aufteilen, werden importierte Nicht-Wiederholfelder in jedem Datensatz dupliziert. Wenn z. B. ein Datensatz in der Quelldatei Werte in drei Wiederholungen enthält, importieren Sie drei Datensätze, die mit Ausnahme der Werte aus dem Wiederholfeld identische Werte enthalten.
Hinweis Diese Zahl enthält mehrere Aktualisierungen des gleichen Datensatzes, wenn Sie passende Datensätze aktualisieren und mehr als ein Datensatz in der Quelldatei zu einem Datensatz in der Ergebnismenge der Zieldatei passt. Siehe den Abschnitt "Hinweise" unter Methoden für das Importieren von Daten in eine bestehende Datei.
• Berechtigungsfehlern: Zugriffsrechte verhindern das Verändern eines oder mehrerer Datensätze.
• Gesperrten Datensätzen: Wenn einer oder mehrere Datensätze nicht geändert werden können, weil jemand auf sie zugreift – entweder der gleiche Benutzer über ein anderes Fenster oder (wenn die Datei freigegeben ist) andere Clients – dann werden diese Datensätze beim Import übersprungen.
• Überprüfungsfehlern: Ein oder mehrere Datensätze können nicht geändert werden, weil die Feldüberprüfungsanforderungen auf Datensatzebene nicht erfüllt werden und der Datensatz nicht bestätigt werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen von Daten während des Importierens.
• Überprüfungsfehlern: Ein oder mehrere Felder können nicht importiert werden, weil die Überprüfungsanforderungen für das Feld nicht erfüllt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen von Daten während des Importierens.
• Berechtigungsfehlern: Zugriffsrechte verhindern das Verändern eines oder mehrerer Felder.
• Wenn Sie eine große Menge an Daten importieren, wird eventuell ein Dialogfeld "Importieren" angezeigt, das den Status des Importvorgangs anzeigt. Um den Import zu stoppen, klicken Sie auf Stopp. Datensätze, die bereits importiert wurden, verbleiben in der Zieldatei (der Import wird nicht rückgängig gemacht). Um die bereits importierten Datensätze permanent zu löschen, wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze löschen.
• Die importierten Datensätze werden zur Ergebnismenge. Prüfen Sie die Ergebnismenge nach dem Import. Wählen Sie Datensätze > Alle Datensätze anzeigen.