Wanneer u gegevens importeert, brengt u gegevens uit een andere gegevensbron (doorgaans een bestand) over naar een bestaand FileMaker Pro Advanced-bestand.
FileMaker Pro Advanced kan tal van bestandsindelingen importeren. Raadpleeg Ondersteunde bestandsindelingen voor importeren/exporteren.
Als FileMaker Pro Advanced geen ondersteuning biedt voor de indeling van een bepaald programma, kunt u mogelijk gegevens uit dat programma exporteren naar een indeling die FileMaker Pro Advanced wel ondersteunt en kunt u dat bestand vervolgens importeren. FileMaker Pro Advanced importeert bijvoorbeeld geen Microsoft Access-bestanden, maar u kunt de gegevens uit Microsoft Access exporteren naar Microsoft Excel en daarna dat bestand importeren.
Het bronbestand hoeft niet hetzelfde aantal velden te bevatten in dezelfde volgorde als het FileMaker Pro Advanced-doelbestand. Tijdens het importproces kunt u de doelvelden zodanig uitkiezen dat de brongegevens in de juiste velden worden geïmporteerd en u kunt velden overslaan die u niet wilt importeren.
Opmerking Raadpleeg Een gegevensbestand converteren naar een nieuw FileMaker Pro Advanced-bestand om een nieuw FileMaker Pro Advanced-bestand te maken op basis van een andere bestandsindeling.
U kunt op drie manieren gegevens in een bestaand bestand importeren:
•nieuwe records aan het bestand toevoegen
•overeenkomende records in het bestand bijwerken
•bestaande records in het bestand vervangen
Deze opties, hieronder beschreven, zijn beschikbaar in het dialoogvenster 'Velden bij importeren' wanneer u gegevens in een bestaand bestand importeert. Raadpleeg Gegevens in een bestaand bestand importeren.
Belangrijk De opties waarmee u records kunt bijwerken of vervangen, overschrijven de gegevens in het doelbestand. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Als u uw gegevens wilt veiligstellen, kiest u Bestand > Kopie opslaan als om een reservekopie te maken van het FileMaker Pro Advanced-doelbestand. U kunt dit alleen voor een lokaal bestand doen (een bestand dat op uw computer staat).
Wanneer u records toevoegt, maakt het importproces een nieuwe record in het doelbestand voor elke importeerbare record in het bronbestand en importeert het de velden die u hebt geselecteerd.
Voor de meeste indelingen van bronbestanden geldt dat wanneer u records uit bronbestanden toevoegt, het importproces alle records uit het bronbestand toevoegt.
Wanneer u overeenkomende records bijwerkt, worden overeenkomende records: en velden in het doelbestand bijgewerkt met gegevens uit het bronbestand. U kunt bijvoorbeeld een kopie van een database op uw desktopcomputer plaatsen, en een tweede kopie op uw laptopcomputer. U kunt het bestand op uw kantoorcomputer bijwerken met de wijzigingen die u onderweg op de laptop hebt gemaakt.
Door in elk bestand een of meer vergelijkingsvelden te kiezen, bepaalt u welke records in het doelbestand worden bijgewerkt door de records in het bronbestand. Als de gegevens in een vergelijkingsveld van een record in het doelbestand overeenkomen met de gegevens in een vergelijkingsveld van de record in het bronbestand, wordt de record in het doelbestand bijgewerkt met de gegevens uit het bronbestand.
Vergelijkingsvelden moeten elke entiteit op unieke wijze in uw database aanduiden. In bijvoorbeeld een database met personen kunt u één vergelijkingsveld zoals Werknemernummer gebruiken, of meerdere vergelijkingsvelden zoals Achternaam, Voornaam en Telefoonnummer. (Het veld Achternaam kan in principe meerdere personen als resultaat opleveren. Daarom is het geen goed idee om dit veld als enige vergelijkingsveld te gebruiken.)
U kunt ook selecteren welke velden u wilt importeren. De inhoud van alle velden die u selecteert, in alle overeenkomende records, overschrijft de gegevens in het doelbestand, zelfs als het veld in het bronbestand leeg is.
Wanneer het doelbestand een gevonden reeks bevat, worden alleen de gevonden records bijgewerkt.
De tabel hieronder geeft een voorbeeld van hoe een record in een doelbestand verschijnt vóór en nadat het is bijgewerkt door een overeenkomende record in een bronbestand. In de kolom Toewijzing geeft Vergelijkingsveld een vergelijkingsveld aan, geeft Importeren aan dat het veld moet worden geïmporteerd en geeft Niet importeren aan dat het veld niet moet worden geïmporteerd.
Bronbestand | Toewijzing | Doelbestand | Resultaat |
123-456-7890 | Vergelijkingsveld | 123-456-7890 | 123-456-7890 |
Joep | Niet importeren | Joep | Joep |
Q | Importeren |
| Q |
Smits | Niet importeren | Smits | Smits |
Acacialaan 22 | Importeren | Bosweg 123 | Acacialaan 22 |
Nieuwerdijk | Importeren | Ouderdijk | Nieuwerdijk |
Verenigde Staten | Importeren | Verenigde Staten | Verenigde Staten |
| Niet importeren | 3-3-1960 | 3-3-1960 |
| Importeren | (020) 222-4466 |
|
Wanneer u bestaande records vervangt, worden gegevens in het doelbestand vervangen door gegevens uit het bronbestand. Voor elk veld waarin u importeert, worden de velden in de eerste record van het doelbestand overschreven door de gegevens uit de eerste importeerbare record (of gegevensrij) van het bronbestand. Gegevens uit de tweede importeerbare record (of gegevensrij) in het bronbestand overschrijven velden in de tweede record in het doelbestand, enzovoort. Wanneer u gegevens vervangt, zal FileMaker Pro Advanced de gegevens in de bestanden niet onderzoeken of vergelijken.
Voor elk veld kunt u afzonderlijk bepalen of u gegevens al dan niet wilt vervangen.
Records in het doelbestand worden vervangen door hetzelfde aantal records uit het bronbestand. Als het bronbestand meer importeerbare records bevat dan het doelbestand, worden de extra records van het bronbestand alleen geïmporteerd als u de optie Resterende gegevens als nieuwe records toevoegen inschakelt. Als het doelbestand meer records bevat dan het bronbestand, worden de gegevens in de extra records van het doelbestand niet vervangen.
•U kunt gegevens alleen in één tabel tegelijk importeren. Als u gegevens in gerelateerde velden wilt importeren, importeert u gegevens rechtstreeks in de tabel die het gerelateerde veld bevat.
•Als het bronbestand een FileMaker Pro Advanced-bestand met meerdere tabellen is, kunt u alleen gegevens uit één tabel tegelijk importeren. Als u velden uit gerelateerde tabellen wilt importeren, importeert u rechtstreeks uit de tabel die het veld bevat.
•Als het bronbestand een FileMaker Pro Advanced-bestand is, kunt u ervoor kiezen om alleen de records in de gevonden reeks te importeren en de import van de weggelaten records over te slaan. Raadpleeg FileMaker Pro-indeling.
•Als u zeker wilt zijn dat de geïmporteerde gegevens correct zijn opgemaakt, kunt u velden definiëren die gegevens bevestigen bij het importeren. Tijdens de import worden gegevens overgeslagen die niet beantwoorden aan de bevestigingsopties die u hebt ingesteld. Raadpleeg Gegevens bevestigen tijdens het importeren.
•Als u regelmatig gegevens van dezelfde bron importeert, kunt u dit proces automatiseren door een terugkerende import in te stellen of door een script te maken dat de Records importeren scriptstap gebruikt. Raadpleeg Terugkerende importacties instellen en Taken automatiseren met scripts.