È possibile visualizzare e utilizzare i dati di un database FileMaker Pro Advanced in vari modi:
•visualizzare record in un database
•aggiungere, duplicare ed eliminare record
•aggiungere e modificare dati nei campi
•gestire il testo nei campi
•utilizzare file audio e video nei campi
Dopo aver creato un file di database e aver definito tabelle e campi, è possibile iniziare a inserire i dati. Ciascun gruppo di campi è definito record.
I dati dei record vengono gestiti nel modo Usa. È possibile visualizzare, aggiungere, modificare, omettere o eliminare i record nel database. FileMaker Pro Advanced salva le modifiche apportate al file durante il lavoro. Se in un record sono stati inseriti dati, ma non sono ancora stati salvati, è possibile riportare il record allo stato precedentemente salvato.
Il database può contenere più formati che mostrano i dati in modi diversi. Se il database dispone di più formati, è possibile sceglierne uno diverso da quello corrente nel menu a tendina Formato.