Per visualizzare correttamente un resoconto con dati raggruppati e subtotali (detto anche resoconto a riassunto parziale), i dati devono essere ordinati per visualizzare gli opportuni campi di separazione. Se si ha un riassunto parziale, i dati nel resoconto sono raggruppati e visualizzati in base alla categoria che ha prodotto i totali. Tuttavia, è possibile specificare un valore di riassunto parziale per ordinare o riordinare i dati in modo più logico in un resoconto.
Nota Se si creano gruppi iniziali o finali in Visualizza come tabella, i dati vengono automaticamente ordinati in base al campo utilizzato per raggrupparli.
Immaginate di dover creare un report contenente i subtotali delle vendite per regione. È possibile ordinare i dati nel resoconto per regione (Esempio 1) oppure è possibile specificare che i record nel resoconto vengano ordinati in base ai valori di riassunto parziale, che elenca i dati in base alle vendite complessive (Esempio 2).
In entrambi gli esempi, Vendite complessive è un campo Riassunto che indica i totali regionali quando si esegue l'ordinamento per Regione.
Esempio 1: Resoconto con dati raggruppati e subtotali, non ordinato in base ai valori di riassunto parziale
Esempio 2: Resoconto con dati raggruppati e subtotali, ordinato in base ai valori di riassunto parziale
1. Creare un resoconto con dati e totali raggruppati. Includere il campo da utilizzare per categorizzare i record (in questo esempio, Regione) e il campo Riassunto (in questo esempio, Vendite totali) nel resoconto.
Per ulteriori informazioni per creare un resoconto con dati e subtotali raggruppati, vedere Creazione di un formato.
Nota È anche possibile creare un resoconto con dati e subtotali raggruppati in Visualizza come tabella, nel modo Usa. Vedere Creazione di resoconti dinamici in Visualizza come tabella.
2. In modo Usa, fare clic su Ordina nella barra degli strumenti, oppure selezionare il menuRecord > Ordina Record.
3. Spostare un campo di raggruppamento(Regione) nella lista Criteri di ordinamento o selezionarlo se è già presente.
4. Selezionare Riordina in base al campo Riassunto o fare clic su Specifica.
5. Nella finestra di dialogo Specifica il campo, selezionare un campo riepilogo (Vendite complessive) e fare clic su OK.
6. Selezionare un ordinamento (in questo esempio, Ordine discendente).
7. Fare clic su Ordina.
8. Fare clic su Visualizza come tabella 
o Visualizza come lista 
nella barra formato, passare al modo Anteprima oppure eseguire una stampa per vedere i risultati ordinati.
Suggerimento Se i dati sono già stati ordinati secondo il campo di raggruppamento, non sarà necessario rieseguire l'ordinamento quando si aggiunge o rimuove un campo Riassunto nell'ordinamento. Specificare il campo Riassunto nella finestra di dialogo Specifica il campo come descritto precedentemente, quindi fare clic su OK.