Metoder för att importera data i en befintlig fil

De här tillvalen är tilllgängliga under Importmetod i dialogrutan Fältordning för import när du importerar data till en befintlig fil. Alla de här tillvalen beskrivs detaljerat nedan.

Viktigt! De båda importmetoderna som uppdaterar befintliga poster respektive matchande poster skriver över befintliga data under importprocessen och kan inte ångras. Om du vill skydda informationen väljer du Arkiv-menyn > Spara kopia för att skapa en säkerhetskopia av FileMaker Pro-filen innan du utför en import som uppdaterar poster.

När du lägger till poster skapar importprocessen en ny post i målfilen för varje importerbar post i källfilen.

När du lägger till poster från de flesta källfilformat läggs alla poster från källfilen till under importprocessen.a Om källfilen är en FileMaker Pro-fil kan du välja att bara lägga till posterna i sökresultatet och låta bli att lägga till uteslutna poster. Mer information finns i FileMaker Pro-format.

Med detta tillval ersätter du data i filen med data från källfilen. För varje fält du importerar till skriver data från den första importeringsbara posten (eller dataraden) i källfilen över data i den första posten i målfilen. Data från den andra importeringsbara posten (eller dataraden) i källfilen skriver över fält i den andra posten i målfilen osv. När du ersätter data undersöks eller jämförs inte data i filerna.

Du kan välja om du vill att data i enskilda fält ska ersättas eller inte.

Poster i målfilen ersätts med samma antal poster från källfilen. Om det finns fler importeringsbara poster i källfilen importeras inte data från de extra posterna i källfilen, såvida du inte väljer Lägg till återstående data som nya poster. Om det finns flera poster i målfilen ersätts inte data i de extra posterna i målfilen.

Du kan uppdatera matchande poster och fält i målfilen med data från en annan fil. Anta att du har en kopia av en databas på din dator på jobbet och en annan kopia på din bärbara dator. Då kan du uppdatera filen på kontoret med de ändringar du gör när du reser.

Du bestämmer vilka poster i källfilen som ska uppdatera vilka poster i målfilen genom att välja ett eller flera matchande fält i varje fil. Om data i det matchande fältet för en post i målfilen matchar data i källfilen, uppdateras posten i målfilen med data från källfilen.

Matchande fält måste på ett unikt sätt identifiera varje enhet i databasen. I en databas över personer kan du använda ett enda matchande fält, t ex Anställningsnummer, eller flera matchande fält, t ex Efternamn, Förnamn och Telefonnummer. (Om du bara använder Efternamn skulle det kunna identifiera mer än en person, och det är alltså inte bra att använda det som ensamt matchande fält.)

Du anger även vilka fält som ska importeras. Innehållet i alla fält som du väljer att importera, i alla matchande poster, kommer att skriva över data i målfilen, även om fältet i källfilen är tomt.

Om målfilen innehåller hittade poster uppdateras bara posterna i det. (Om källfilen är en annan FileMaker Pro-fil kan du endast importera från de hittade posterna.) Mer information finns i FileMaker Pro-format.)

Följande tabell visar ett exempel på hur en post i en målfil ser ut innan den har uppdaterats av ett matchande fält i en källfil och efter uppdateringen. I kolumnen Matchning anger

(Windows) eller

(macOS) ett matchande fält,

anger att fältet ska importeras och

(Windows) eller

(macOS) anger att fältet inte ska importeras.

Källfil	Matchning	Målfil	Resultat
123-456-7890	eller	123-456-7890	123-456-7890
Johan	eller	Johan	Johan
Q			Q
Svensson		Svensson	Svensson
Stora gatan 1		Lilla gatan 2	Stora gatan 1
Storstad		Lillstad	Storstad
USA		USA	USA
		Torsdagen 1960-03-03	Torsdagen 1960-03-03
		(408) 555-6789

•Om källfilen är en FileMaker Pro-fil kan du välja att bara importera posterna i sökresultatet och låta bli att importera uteslutna poster. Mer information finns i FileMaker Pro-format.

•Matchande fält i målfilen kan inte vara containerfält, statistikfält eller beräkningsfält vars värde inte lagras. Fälttypen för matchande fält måste motsvara typen av data i det matchande fältet. Numeriska fält ska t ex inte matchas med fält som innehåller text.

•Om alla angivna matchande fält i en post är tomma kommer den posten inte att uppdateras.

•Om en post i källfilen matchar mer än en post i målfilen kommer alla matchande poster i sökresultatet i målfilen att uppdateras.

•Om mer än en post i källfilen matchar en post i målfilen kommer målfilen att uppdateras med den sista matchande posten i källfilen. (Under importprocessen uppdateras den matchande posten i målfilen i själva verket flera gånger – en gång av varje matchande post i målfilen – och den sista matchande källposten som uppdaterar den matchande målposten avgör därför det slutliga innehållet.)

•Efter en uppdatering innehåller sökresultatet de poster som uppdaterades (de som matchade) och eventuella nya poster som har lagts till, oavsett innehållet i sökresultatet före uppdateringen.