Creazione di una soluzione

Il primo passo per creare una soluzione è pianificare contenuti, struttura e progettazione. Quindi si crea un file di database FileMaker Pro e si definiscono tabelle e campi.

Una soluzione ben progettata permette di inserire in modo coerente e di recuperare i dati e riduce la presenza di dati duplicati tra le tabelle del database. Le tabelle dei database relazionali operano congiuntamente per assicurare che i dati disponibili corrispondano a quelli richiesti. È opportuno pianificare prima il database su carta, per risparmiare tempo e ridurre gli sforzi dopo.

1. Determinare lo scopo del database o il problema da risolvere. Ad esempio, "avere un elenco dei clienti", "gestire l'inventario", "valutare gli studenti" o "utilizzare i dati sul computer desktop, sull'iPad e in un browser Web".

2. Definire le informazioni da memorizzare nel database. Generalmente le informazioni rientrano in categorie ampie. Definire con precisione queste categorie è essenziale per progettare un database efficiente, poiché verranno memorizzati diversi tipi e grandi quantità di dati in ogni categoria. Ad esempio, un database progettato per tenere traccia delle vendite ha le categorie "clienti", "prodotti" e "fatture". Un database in cui sono registrati i voti degli studenti ha le categorie "studenti", "classi" e "compiti".

Nella terminologia dei database, queste categorie di informazioni vengono chiamate tabelle. Le tabelle vengono utilizzate per raggruppare dati che contengono un elemento o uno scopo comune. Ad esempio è possibile utilizzare una tabella per memorizzare nomi e indirizzi e un'altra per i dettagli delle transazioni (ad esempio la data della vendita, il codice dell'articolo, il prezzo unitario, ecc.).

3. Determinare il modo in cui queste categorie sono correlate. È sufficiente scrivere frasi semplici che descrivano il modo in cui le categorie interagiscono, ad esempio "i clienti ordinano i prodotti" e "le fatture tengono traccia degli ordini dei clienti". Oppure è possibile scrivere ogni categoria e metterla in relazione collegandola a un'altra. Ogni coppia suggerisce una relazione tra i dati di una categoria e i dati di un'altra categoria.

•Una sola tabella in un solo file. Utilizzare una sola tabella se è necessario registrare i dati di una sola categoria, come ad esempio i nomi e gli indirizzi.

•Più tabelle in più file. Utilizzare più file se è necessario condividere gli stessi dati fra varie soluzioni di database diverse. Ad esempio, è possibile memorizzare le tasse o le informazioni sulla spedizione in un file separato se si prevede di usare tali dati in più di una soluzione.

Nota FileMaker Pro è molto flessibile, quindi è possibile decidere di memorizzare i dati in un unico file o in più file a seconda delle proprie esigenze. È molto facile condividere i dati memorizzati nelle tabelle tra tabelle nello stesso file e tabelle nei file esterni utilizzando le relazioni. Gli altri elementi, come gli script e iprivilegi di accesso, vengono memorizzati a livello dei file; per questo per le soluzioni di database complesse si consiglia di usare più file.

Suggerimento Per semplificare la ricerca e l'ordinamento dei record, creare campi distinti per nome e cognome, titoli (Sig. o Dott.) ed elementi degli indirizzi (città, stato o provincia, Paese e codice postale). Separare i dati in più campi al momento dell'immissione dei dati può facilitare la successiva generazione dei resoconti. Ad esempio, utilizzando campi separati per registrare i dettagli delle transazioni come la data, il codice dell'articolo, la quantità e il prezzo unitario di ogni transazione si facilita la creazione di resoconti di riassunti e di riassunti parziali settimanali, mensili o annuali.

5. Creare le relazioni per condividere i dati tra le tabelle nello stesso file o con le tabelle nei file esterni. Vedere Pianificazione di un database relazionale.

7. Se si sta progettando il database per farlo utilizzare ad altre persone, è utile mostrare loro il progetto su carta e chiedere loro di riverderlo e di suggerire eventuali modifiche.

Ad esempio, creare formati diversi per stampare etichette o buste e per lavorare su un dispositivo iOS (come iPad o iPhone) o in un browser Web.

10. Creare un modello che elenca tutti i file e le tabelle necessari e i campi di ogni tabella. Predisporre inoltre una lista dei moduli e dei resoconti che verranno generati da ciascuna tabella.

12. Se il database è destinato a essere utilizzato da altre persone, è utile chiedere a qualcuno di testarlo. Risolvere eventuali problemi prima di renderlo disponibile all'uso.