In FileMaker Pro, i termini soluzione, database e file indicano tutti ciò che FileMaker Pro crea.

Una soluzione è un file o un set di file contenente tabelle di database, formati e script e i dati associati che l'utente inserisce e con cui lavora. Una soluzione comprende anche informazioni come i campi e le definizioni, i calcoli, le password, e i privilegi di accesso ad essi relativi. Ogni soluzione risolve uno o più problemi specifici, come la gestione dei clienti o delle fatture.

Le tabelle contengono tutti i record, i campi e i dati di un file. Ad esempio, un file Contatti contiene informazioni su amici o clienti. Un file può anche contenere più tabelle che, insieme, contengono tutte le informazioni su un determinato argomento o su argomenti correlati (un database relazionale). Vedere Definizione delle tabelle del database.

Per immettere dati in un file, è necessario creare un nuovo record e immettere i dati nei campi appartenenti a tale record. Dopo aver creato record in un file, è possibile utilizzarli in diversi modi: è possibile modificarli, ordinarli o trovare un gruppo di record contenenti un determinato valore. Vedere Aggiunta, duplicazione ed eliminazione dei record.

I campi consentono di memorizzare, calcolare e visualizzare i dati immessi in un record. Le informazioni digitate, incollate o importate in un campo da un'altra applicazione ne costituiscono il valore. I valori dei campi in un file FileMaker Pro possono essere testo, numeri, date, ore, indicatori data e ora, immagini, suoni, filmati o altri file, valori calcolati e valori di riassunto. Ciascun dato di un record, ad esempio il nome, l'indirizzo o il numero di telefono, è memorizzato in un campo. Vedere Definizione e modifica dei campi.

I formati di FileMaker Pro presentano i dati (il testo immesso nei campi) contenuti in un file. I formati determinano il modo in cui i dati sono organizzati per la visualizzazione, la stampa, la creazione di resoconti, la ricerca e l'immissione di dati. I formati non memorizzano i dati; semplicemente li visualizzano.

Se si modifica la struttura di un formato, non vengono modificati i dati o gli altri formati del file. Tuttavia, se si modificano i dati in un campo di un formato, la modifica viene riportata in ciascun formato in cui è visualizzato tale campo. È possibile impostare un formato per visualizzare e stampare un singolo record oppure i record che rientrano in una pagina.

All'interno di un file, è possibile progettare formati separati per l'inserimento dei dati, la creazione di resoconti riassunto, la stampa di etichette postali o la pubblicazione della soluzione sul Web. È possibile creare tutti i formati desiderati per ciascun file, in base alla disponibilità di spazio su disco o alla dimensione massima dei file. Vedere Creazione e gestione di formati e resoconti.

Per scoprire l'utilizzo combinato di tutti questi concetti in una soluzione FileMaker Pro, visitare questa pagina (in inglese).