Vous pouvez créer une base de données relationnelle pour utiliser les données d'autres tables. Une base de données relationnelle consiste en une ou plusieurs tables liées qui, lorsqu'elles sont utilisées ensemble, contiennent les informations dont vous avez besoin. Chaque instance des données est stockée dans une seule table à la fois, mais est accessible et affichée à partir de n'importe quelle table liée. Vous pouvez modifier les instances de vos données liées, et ces changements apparaissent de manière dynamique à tous les endroits. Cela signifie qu'en modifiant les données à un endroit, vous les modifiez partout où elles apparaissent. Elles sont ainsi toujours actualisées. Les bases de données relationnelles vous permettent d'utiliser les données dont l'état est le plus à jour, de les configurer et de les gérer efficacement et avec un maximum de flexibilité et d'économiser de l'espace disque.

Pour récupérer les données d'une table liée et les copier dans la table active, définissez une référence externe. Les données copiées sont désormais stockées à deux endroits, comme si elles avaient été copiées et collées dans une rubrique de destination. Les données de référence externe sont actives au moment de la copie, mais après la copie, elles restent statiques jusqu'à une prochaine référence externe. Consultez la section Définition et mise à jour des références externes.

Par exemple, une solution Ventes type peut utiliser les tables suivantes :

Les factures étant composées de données dynamiques et statiques, vous pouvez utiliser des rubriques liées et des références externes pour afficher vos données. Les données des enregistrements liés dans la table Clients s'affichent de manière dynamique dans le modèle de la table Facturation. Les données de la table Produits s'affichent dans la table Articles. Le prix de vente de chaque article est statique. Il est saisi depuis la table Articles, dans une table externe du modèle Facturation au moyen d'une référence externe. Ainsi, le total dans la facture reste inchangé si le prix des articles est modifié a posteriori dans la table Articles.

Avant de vous lancer dans la création d'une base de données relationnelle, nous vous conseillons d'élaborer un plan. Consultez la section Préparation d'une base de données relationnelle.