创建报表布局时需要考虑的问题
如果创建的是具有分组数据的“报表”布局,您应该考虑希望报表如何显示,以便更轻松地通过“新建布局/报表”助手进行操作。助手会要求您指定要作为分类(分组)数据依据的字段。如果要包括小计或总计,您还应该考虑要汇总的字段,并且在开始助手操作前定义这些合计字段。(如果需要,您还可以在助手中定义合计字段。)
如果处理带分组数据的报表时无法获取所需结果,则可以参考每个助手面板都可用的屏幕帮助。
当创建“报表”布局时,您可以选择保存一个脚本,使用该脚本切换到布局,排序记录(如果已指定)。该脚本会添加到“脚本”菜单中,将来可以从中选择它来运行该报表。运行该脚本前,请验证您查看搜索结果就是所需的搜索结果。通过选择“脚本”菜单 >脚本工作区”,可以查看或编辑脚本(例如,您可以添加一个“查找”脚本步骤)。
可以创建在整个页面上从左到右显示字段(以字段名作为列标题)的报表作为简单列表(先前称为“列表视图”布局的一种预定义布局类型)。在创建“报表”布局时,不要包含小计或合计,也不要按类别组织记录。保存布局,然后在浏览模式下在“列表视图”中查看记录。
如果计划将记录打印到列表中,而列却延伸到页面宽度之外,请尝试执行以下操作:
减小字段大小或字段数据的字体大小。
选择“文件”菜单 >打印设置”(Windows) 或“页面设置”(OSX)。在预览模式下,也可以单击状态工具栏中的“打印设置”(Windows) 或“页面设置”(OS X)。在设置对话框中,将页面的方向更改为水平(横向)。或者将打印比例缩小为低于 100%。如果需要,可以在设置打印机和页面选项之后使用“新建布局/报表”助手重新创建该布局。
创建多个布局,每个布局显示较少的列,然后分别打印每个布局。
以上所述的“报表”布局将字段排列在多个列中。例如,您还可以按列排列记录以打印一个姓名和地址的多列通讯录。请参阅设置为按列打印记录
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