Erläuterung von Beziehungen
Eine Beziehung ist eine leistungsstarke Methode zur Organisation Ihrer Daten. Mit einer Beziehung können Sie Daten in einer oder mehreren
Tabellen auf der Basis gemeinsamer Feldwerte, verschiedener Feldwerte oder eines Vergleichs von Werten in zwei oder mehr Feldern verknüpfen.
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Definieren Sie eine relationale Datenbank, die aus einer oder mehreren Tabellen besteht, die gemeinsam alle für Ihre Arbeit benötigten Daten enthalten. Jede Information wird nur in jeweils einer Tabelle gespeichert, steht aber jeder Bezugstabelle für Zugriff und Anzeige zur Verfügung. Sie können jedes Auftreten Ihrer Bezugsdaten ändern und die Änderungen werden an allen Stellen reflektiert, an denen diese Bezugsdaten benutzt werden.
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Definieren Sie eine Referenz, um Daten aus einer Bezugstabelle in ein Feld in der Zieltabelle zu kopieren. Die kopierten Daten werden jetzt an zwei Stellen gespeichert, als hätten Sie sie mit den Befehlen "Kopieren" und "Einfügen" in ein Zielfeld übertragen. Die Referenzdaten sind zum Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben aber dann so lange statisch, bis sie erneut nachgeschlagen werden oder die Referenz erneut ausgelöst wird.
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Eine typische Vertriebsdatenbank könnte z. B. folgende Tabellen enthalten: die Tabelle "Rechnungen", die einen Datensatz für jede Rechnung enthält, die Tabelle "Produkte", die alle Produkte und ihre aktuellen Preise speichert, und die Tabelle "Positionen", die Vertriebsdaten für jede Rechnungsposition einschließlich des verkauften Artikels, der Menge und des Stückpreises speichert, zu dem er verkauft wurde. Da Rechnungen eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind, verwenden Sie sowohl Bezugsfelder als auch Referenzen für die Anzeige Ihrer Daten. Datensätze aus der Tabelle "Positionen" werden dynamisch in einem
Ausschnitt im Layout "Rechnungen" angezeigt, aber der aktuelle Preis jeder Position wird über eine Referenz eingegeben. Damit bleibt die Rechnung gleich, auch wenn sich der Preis zu einem späteren Zeitpunkt ändert.
Sie legen eine relationale Datenbank an, indem Sie eine Beziehung zwischen zwei Feldern, so genannten
Abgleichsfeldern, definieren. Diese Felder können sich in verschiedenen Tabellen oder in derselben Tabelle (
Self-Join) befinden. Sie können auf Bezugsdaten zugreifen, wenn der Wert im Bezugsfeld auf der einen Seite der Beziehung gemäß den festgelegten Kriterien erfolgreich mit einem Wert im Abgleichsfeld auf der anderen Seite der Beziehung abgeglichen wird.
Nachdem Sie eine Beziehung erstellt haben, können Sie Felder aus der Bezugstabelle verwenden, als wären es Felder in der aktuellen Tabelle: zur Anzeige von Datensätzen in einem Layout, als Teil einer Formel, in einem Script, als Abgleichsfeld für eine andere Beziehung usw.
Wenn Sie Bezugsdaten in einem Ausschnitt anzeigen, werden die Werte aller Bezugsdatensätze abhängig von den
Zugriffsrechten eines Benutzers angezeigt. Wenn sich das Bezugsfeld nicht in einem Ausschnitt befindet, wird nur der Wert aus dem ersten Bezugsdatensatz angezeigt. Weitere Informationen hierzu finden Sie unter
Erstellen von Ausschnitten für Bezugsdatensätze.
Sie können Bezugsdatensätze nach Wunsch sortieren, bevor Sie sie anzeigen. Wenn Sie ein Bezugsfeld direkt auf ein Layout platzieren, sehen Sie den Wert des ersten Bezugsdatensatzes in der Sortierfolge (z. B. den höchsten oder den niedrigsten Wert). Wenn Sie Bezugsfelder in einem Ausschnitt anzeigen, erscheinen die Bezugsdatensätze in der Reihenfolge, die Sie dem Ausschnitt zugewiesen haben. Diese Reihenfolge hat Vorrang vor einer etwaigen Sortierfolge, die in der Beziehungsdefinition festgelegt wurde.