FileMaker Pro へのデータのインポート
データをインポートする場合、別のデータソース (通常はファイル) から既存の FileMaker Pro ファイルにデータを取り込むことになります。
FileMaker Pro では、さまざまな形式のファイルをインポートすることができます。サポートされているインポートおよびエクスポートファイルフォーマットを参照してください。
FileMaker Pro が特定のアプリケーションの形式をサポートしていない場合は、そのアプリケーションで、FileMaker Pro がサポートしている形式にデータをエクスポートしてから、そのファイルをインポートすることができます。たとえば、FileMaker Pro では Microsoft Access のファイルをインポートすることはできませんが、Microsoft Access から Microsoft Excel にデータをエクスポートしてそのファイルをインポートすることができます。
ソースファイル (インポート元のファイル) のフィールドがターゲットファイル (インポート先の FileMaker Pro ファイル) と同じ数で同じ順序である必要はありません。インポートの際にターゲットフィールドを選択して、ソースデータが正しいフィールドにインポートされるようにできます。また、不要なフィールドがスキップされるようにすることができます。
メモ 別のファイル形式から新しい FileMaker Pro ファイルを作成するには、新規 FileMaker Pro ファイルへのデータファイルの変換を参照してください。
既存のファイルへのデータのインポート方法
既存のファイルにデータをインポートするには、次の 3 種類の方法があります:
-
ファイルに新しいレコードを追加する
-
ファイル内の一致するレコードを更新する
-
ファイル内の既存のレコードを置換する
これらの 3 種類のオプションは、データを既存のファイルにインポートする場合に、[フィールドデータのインポート順] ダイアログボックスで指定できます。各オプションについて次に説明します。フィールドデータのインポート順を参照してください。
重要 レコードを更新または置換するオプションは、ターゲットファイル内のデータを上書きし、元に戻すことはできません。データを保護するには、[ファイル] メニュー > [名前を付けて保存...] を選択して、ターゲット FileMaker Pro ファイルのバックアップコピーを作成してください。この操作を行えるのはローカルファイル (ご使用のコンピュータ上) のみです。
レコードの追加
レコードを追加する場合、インポートを実行すると、ソースファイル内のインポート可能な各レコードに対してターゲットファイル内に新しいレコードが作成され、選択したフィールドがインポートされます。
ソースファイルからレコードを追加する場合、ほとんどのファイル形式では、ソースファイルのレコードがすべて追加されます。
一致するレコードの更新
一致するレコードを更新する場合、ターゲットファイル内の一致するレコードとフィールドがソースファイルのデータで更新されます。たとえば、デスクトップコンピュータとラップトップコンピュータにそれぞれ同じデータベースのファイルが保存されているとします。出張中にノートブックコンピュータのデータベースファイルに変更を加えた場合、その変更内容で、オフィスにあるデスクトップコンピュータのファイルを更新することができます。
ソースファイルのどのレコードで、ターゲットファイルのどのレコードを更新するかは、それぞれのファイルで 1 つまたは複数の照合フィールドを選択する仕方によって決定します。ターゲットファイルのレコードの照合フィールドのデータと、ソースファイルのレコードの照合フィールドのデータとが一致した場合、ターゲットファイルのレコードは、ソースファイルのデータで更新されます。
照合フィールドは、データベース内のそれぞれの項目を個別に識別できるものである必要があります。たとえば、名簿のデータベースの場合、1 つの照合フィールドとしては社員番号を、複数の照合フィールドとしては、名字、名前、および電話番号を使用できます。(名字だけでは同姓の複数レコードが選ばれてしまうことがあるため、照合フィールドとして適切ではありません。)
インポートするフィールドも選択します。一致するすべてのレコードで、選択したすべてのフィールドの内容によって、ターゲットファイルのデータが上書きされます。これはソースファイルのフィールドが空白であっても実行されます。
ターゲットファイルに対象レコードが含まれている場合、対象レコードのみが更新されます。
ターゲットファイルに一致しないソースファイル内のレコードは [一致しないデータを新規レコードとして追加する] も選択しない限りインポートされません。ソースファイル内のレコードの照合フィールドが空の場合、このオプションが選択されていてもターゲットファイルに追加されません。
次の表は、ターゲットファイルのレコードがソースファイルの一致するレコードによって更新される前と更新された後のデータの状態を示します。[マッピング] 列で、照合フィールドは照合フィールドを、インポートはフィールドをインポートする設定を、インポートしないはフィールドをインポートしない設定をそれぞれ示します。
| ソースファイル | 割り当て | ターゲットファイル | 結果 |
|---|---|---|---|
|
123-456-7890 |
照合フィールド |
123-456-7890 |
123-456-7890 |
|
安田 |
インポートしない |
安田 |
安田 |
|
Q |
インポート |
|
Q |
|
Smith |
インポートしない |
Smith |
Smith |
|
456 New Rd. |
インポート |
123 Main St. |
456 New Rd. |
|
港区赤坂 |
インポート |
港区白金 |
港区赤坂 |
|
米国 |
インポート |
米国 |
米国 |
|
|
インポートしない |
1960/03/03 |
1960/03/03 |
|
|
インポート |
(408) 555-6789 |
|
既存のレコードの置換
既存のレコードを置換すると、ターゲットファイル内のデータがソースファイル内のデータに置き換わります。インポート先のそれぞれのフィールドについて、ソースファイルの先頭のインポート可能なレコード (またはデータの行) のデータが、ターゲットファイルの先頭のインポート可能なレコードのデータを上書きします。ソースファイルの 2 番目のインポート可能なレコードのデータが、ターゲットファイルの 2 番目のレコードのデータを上書きするというように進みます。データを置き換える場合、FileMaker Pro はファイル内のデータの確認や比較は行いません。
データを置き換えるかどうかは、フィールド単位で選択できます。
ターゲットファイルのレコードは、ソースファイルのレコードと同じ数だけ置き換えられます。ソースファイルのインポート可能なレコードの数がターゲットファイルより多い場合、ソースファイルの余分なレコードのデータをインポートするには、[一致しないデータを新規レコードとして追加する] を選択する必要があります。ターゲットファイルのレコード数の方が多い場合は、ターゲットファイルの余分なレコードのデータは置き換えられません。
メモ
-
一度に 1 つのテーブルにのみデータをインポートできます。関連フィールドにデータをインポートする場合、関連フィールドを含むテーブルにデータを直接インポートします。
-
ソースファイルが複数のテーブルで構成される FileMaker Pro ファイルの場合、一度に 1 つのテーブルからのみデータをインポートできます。関連テーブルからフィールドをインポートする場合、関連フィールドを含むテーブルからデータを直接インポートします。
-
ソースファイルが FileMaker Pro ファイルの場合、対象レコード内のレコードのみがインポートされ、除外レコードのインポートはスキップされます。FileMaker Pro 形式を参照してください。
-
インポート後のデータの書式を正しく設定するために、インポート時に入力値が制限されるようにフィールドを定義することができます。インポート中、設定した入力値の制限オプションに適合しないデータはスキップされます。インポート時の入力値の制限を参照してください。
-
同一のソースからデータを定期的にインポートする場合は、定期的なインポートを設定するか、[レコードのインポート] スクリプトステップを使用するスクリプトを作成することで自動化できます。定期的なインポートの設定および作業を自動化するためのスクリプトの作成を参照してください。