Direktstart: Formulare

In Claris Studio ist eine Formularansicht ein mehrseitiges Webformular, das Sie anpassen und dann mit anderen gemeinsam nutzen können, entweder mit Benutzern in Ihrem Team oder mit jedem, der den Link hat (keine Anmeldung erforderlich). Während die Benutzer das Formular ausfüllen und ihre Antworten übermitteln, können Sie die Daten anzeigen, ohne Ihre Formularansicht zu verlassen.

Formulare eignen sich z. B. für die Anmeldung zu Veranstaltungen (Seminare, Sommercamps), Meinungsumfragen und Kunden-Feedback.

Erstellen einer Formularansicht

1. Gehen Sie zu Claris Studio und aktivieren Sie den Entwicklermodus, falls er nicht bereits aktiviert ist.

2. Suchen Sie auf der Seite „Hubs“ nach einem bestehenden Hub, in dem Sie eine Formularansicht erstellen möchten.

   Wenn Sie noch keine Hubs haben, klicken Sie auf Neuen Hub erstellen und geben Sie Ihrem neuen Hub einen Namen.

3. Klicken Sie in Ihrem Hub auf + Neue Ansichten hinzufügen.

4. Wählen Sie Formular und klicken Sie dann auf Weiter.

5. Geben Sie unter „Name“ einen Namen für die Formularansicht ein.

6. Wählen Sie unter „Daten für Ansicht“ die Option Neu erstellen und klicken Sie dann auf Erstellen.

   Jetzt öffnet sich Ihre Formularansicht und zeigt zwei Seiten auf dem Canvas an (alle Formulare haben mindestens zwei Seiten). Hier können Sie die Namen dieser Seiten ändern und weitere Seiten zwischen ihnen hinzufügen.

   Über den Formularseiten befinden sich die Registerkarten „Formular“ und „Antworten“. Sie können auf diese Registerkarten klicken, um zwischen dem Erstellen eines Formulars und dem Anzeigen der Antwortdaten zu wechseln. Wir werden uns die Registerkarte „Antworten“ später genauer ansehen.

7. Klicken Sie in der Formularansicht auf dem Canvas auf die erste Seite (Startseite).

Anpassen Ihres Formulars

Gestalten Sie die Formularansicht nach Ihren Vorstellungen: Fügen Sie Felder oder andere Objekte zu den Seiten hinzu, bearbeiten Sie die Kopfzeile (z. B. mit einem Logo und einem Hintergrundbild), benennen Sie die Seiten um, fügen Sie Seiten hinzu und vieles mehr. Fügen wir vorerst nur ein paar Felder hinzu.

1. Klicken Sie in der Formularansicht auf die Startseite auf dem Canvas, um sie zu bearbeiten.

2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf „Objekt hinzufügen“ und ziehen Sie dann unter „Feldobjekte“ Kurzer Text auf die Seite.

   Die grünen Indikatoren zeigen an, wo das Feldobjekt abgelegt wird, wenn Sie es loslassen.

3. Wählen Sie das Feldobjekt aus und klicken Sie in der Symbolleiste auf , falls der Bereich „Eigenschaften“ auf der rechten Seite nicht geöffnet ist.

   Hier können Sie den Standardnamen des Feldes in einen für Sie aussagekräftigen Namen ändern, z. B. von „Kurztext“ in „Vorname“. Feldnamen erscheinen auch in den Spalten einer Arbeitsblattansicht und an anderen Stellen in Claris Studio, an denen Sie ein vorhandenes Feld auswählen.

   Beachten Sie, dass sich auch die Feldbeschriftung des Objekts geändert hat und nun dem neuen Feldnamen entspricht. Die Feldbezeichnung ist das, was die Benutzer sehen, wenn sie das Formular ausfüllen. Wenn Sie möchten, dass die Benutzer etwas anderes als den Feldnamen sehen, können Sie die Feldbeschriftung im Feldobjekt oder im Bereich „Eigenschaften“ bearbeiten. (Änderungen an einem Feldnamen gelten auch für die Feldbeschriftung, bis Sie die Beschriftung zum ersten Mal bearbeiten; danach sind sie unabhängig.)

4. Fügen Sie je nach Bedarf weitere Feldobjekte hinzu.

   Beispiel:

   • Fügen Sie ein weiteres Feld „Kurzer Text“ hinzu und nennen Sie es „Nachname“.

   • Fügen Sie ein Feld „Telefon“ hinzu.

   • Fügen Sie ein Feld „E-Mail“ hinzu.

   Beachten Sie, wie sich Objekte bewegen, um Platz für ein neues Objekt zu schaffen. Sie können bis zu drei Objekte in einer Reihe und so viele Reihen auf der Seite haben, wie Sie möchten.

5. Wenn Benutzer ein Feld ausfüllen müssen, bevor sie das Formular abschicken können (für diese Übung nehmen wir das Feld „Telefon“), wählen Sie im Bereich „Eigenschaften“ Erforderlich aus.

Testen Sie Ihr Formular

Sie verfügen jetzt über Ihr erstes Formular und können es selbst testen.

1. Klicken Sie in Ihrer Formularansicht auf , um es zu öffnen.

   Die Formularansicht wird in einem neuen Register oder einem neuen Fenster des Webbrowsers geöffnet, der Entwicklermodus ist deaktiviert.

2. Sie können nun das Formular ausfüllen.

   Beachten Sie, dass Sie in den Feldern „E-Mail“ und „Telefon“ gewarnt werden, wenn die eingegebenen Daten nicht wie eine gültige E-Mail-Adresse oder Telefonnummer aussehen. Und wenn Sie das Feld „Telefon“ leer lassen und versuchen, das Formular abzuschicken, werden Sie daran erinnert, dass eine Telefonnummer erforderlich ist (weil Sie die Option Erforderlich im Feld „Telefon“ gewählt haben).

3. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Senden.

   Ihre Daten werden übermittelt und die letzte Seite Ihres Formulars wird angezeigt. Im Standardformular ist dies die Bestätigungsseite.

4. Um wieder dorthin zurückzukehren, wo Sie waren, können Sie einfach das neue Register oder Fenster des Webbrowsers schließen.

Wenn Sie die übermittelten Daten jetzt sehen möchten, fahren Sie fort mit Wo sind meine Formulardaten?.

Einladen von Benutzern in Ihr Team

Bevor Sie Ihr Formular für Teammitglieder freigeben können, müssen Sie einige Benutzer in Ihr Team einladen.

1. Klicken Sie auf Alle Hubs, aktivieren Sie den Entwicklermodus (falls er nicht bereits aktiviert ist) und klicken Sie dann im linken Bereich auf Benutzer.

2. Klicken Sie auf Neuen Benutzer einladen, geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen ein und klicken Sie dann auf Senden.

   Dieser Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Link, über den er Ihrem Team beitreten kann. Solange sie nicht auf den Link in der E-Mail klicken, werden sie in der Liste der Benutzer als „Ausstehend“ angezeigt.

   Standardmäßig ist ein neuer Benutzer ein Teammitglied, wie in der Spalte „Funktion“ angegeben. Teammitglieder können Formulare ausfüllen und andere Ansichten verwenden, die ihnen über Hubs zur Verfügung gestellt werden, aber sie können keine Ansichten erstellen oder bearbeiten. Für die Zwecke dieser Übung belassen Sie die Funktion also einfach bei Mitglied.

3. Wiederholen Sie die obigen Schritte für jeden Benutzer, den Sie hinzufügen möchten.

Gemeinsame Nutzung Ihres Formulars mit Teammitgliedern

Jetzt können Ihre Teammitglieder das Formular ausfüllen. Teammitglieder können Ihr Formular nur ausfüllen und Daten übermitteln – sie können das Formular selbst nicht bearbeiten. Um Ihr Formular nur für Teammitglieder freizugeben, fügen Sie Ihre Formularansicht zu einem Hub hinzu. Stellen Sie sich einen Hub als einen benannten Ordner vor, dem Sie Ansichten hinzufügen und auf den bestimmte Teammitglieder zugreifen können.

Fügen Sie Ihr Formular zu dem zuvor erstellten Hub hinzu und fügen Sie dann die Teammitglieder hinzu, für die Sie es freigeben möchten.

1. Klicken Sie auf Hubs im linken Bereich und aktivieren Sie den Entwicklermodus, falls er nicht bereits aktiviert ist.

2. Klicken Sie im zuvor erstellten Hub auf Mitglieder, wählen Sie jedes Mitglied aus, dem Sie Zugriff gewähren möchten, und klicken Sie dann auf Aktualisieren.

   Alle Teammitglieder, die Sie dem Hub hinzufügen, können dieses Formular öffnen und ausfüllen.

   Denken Sie daran: Alle Ansichten, die Sie später zu diesem Knotenpunkt hinzufügen, werden auch für diese Teammitglieder zugänglich sein.

Wenn die von Ihnen hinzugefügten Teammitglieder das nächste Mal die Seite „Hubs“ besuchen, sehen sie Ihren neuen Hub und können auf die Formularansicht klicken, um ihn auszufüllen. Lassen Sie sie einfach wissen, dass Sie für sie bereit sind, Ihr Formular ausfüllen zu lassen.

Gemeinsame Nutzung Ihres Formulars mit anderen

Sie können Ihr Formular auch mit jedem gemeinsam nutzen, dem Sie den Link zukommen lassen. Sie müssen nicht in Ihrem Team sein oder sich sogar mit einer Claris-ID anmelden.

1. Klicken Sie im linken Bereich auf Hubs und aktivieren Sie den Entwicklermodus, falls er nicht bereits aktiviert ist.

2. Klicken Sie im Hub „Öffentlich freigegebene Ansichten“ auf Vorhandene Ansichten hinzufügen, wählen Sie Ihre Formularansicht und klicken Sie dann auf Ansichten hinzufügen.

   Ihre Formularansicht ist nun für jeden zugänglich, der den Link hat.

3. Um den Bereitstellungs-Link zu erhalten, klicken Sie auf in Ihrer Formularansicht und wählen dann Link kopieren.

   Der Bereitstellungs-Link befindet sich jetzt in der Zwischenablage und kann in eine E-Mail oder einen Beitrag eingefügt werden, wo immer die Benutzer des Formulars ihn sehen können.

Wo sind meine Formulardaten?

Im Entwicklermodus gibt es zwei Möglichkeiten, die Daten anzuzeigen, die Benutzer über Ihr Formular übermitteln:

• Klicken Sie oben in Ihrer Formularansicht auf die Registerkarte Antworten.

  Diese Registerkarte ist eine einfache Tabelle zum Anzeigen, Suchen und Bearbeiten von Antwortdaten. Es werden nur die Felder angezeigt, die sich auf den Seiten Ihrer Formularansicht befinden. Verwenden Sie die Registerkarte „Antworten“, um ein schnelles Update zu den von Benutzern übermittelten Antworten zu erhalten.

• Klicken Sie auf der Registerkarte „Antworten“ auf Tabellenkalkulation erstellen.

  Dadurch wird eine vollständige Arbeitsblattansicht mit denselben Daten wie Ihre Formularansicht erstellt. Standardmäßig wird dieses Arbeitsblatt im selben Hub wie Ihre Formularansicht erstellt, so dass Sie über die Navigationsleiste Ihrer Formularansicht oben darauf zugreifen können, indem Sie auf die Registerkarte für diese Tabelle klicken. Verwenden Sie dieses Arbeitsblatt, um mehr Einblick in Ihre Daten zu erhalten, indem Sie Datensätze filtern, gruppieren, sortieren und zusammenfassen.

Wie auch immer Sie Ihre Daten anzeigen, Sie sollten mindestens eine Zeile mit den Daten sehen, die Sie in das Formular eingegeben haben (siehe Testen Sie Ihr Formular), oder mehrere, wenn andere Benutzer Ihr Formular ausgefüllt haben. Und für jedes Feld in Ihrem Formular gibt es eine Spalte in der Registerkarte „Antworten“ oder in der Arbeitsblattansicht.

Nächste Schritte

Mit den Daten, die Sie mit Ihrem Formular gesammelt haben, können Sie eine Menge anstellen:

• In der Arbeitsblattansicht:

  • Probieren Sie, die Daten zu sortieren, zu filtern, zu gruppieren oder zu suchen, um genau das zu erhalten, was Sie brauchen.

  • Um Ihre Daten zu visualisieren, klicken Sie auf Dashboard erstellen und erstellen Sie ganz einfach ein Diagramm Ihrer Daten. Wenn Sie ein Dashboard erstellen, erscheint es als eine weitere Ansicht, die dieselben Daten wie das Arbeitsblatt verwendet. Sie können dann die Dashboard-Ansicht bearbeiten und weitere Diagramme, Auswertungen und Filter hinzufügen.

• Wenn Sie eine Claris Pro-App haben, können Sie dort auf Ihre Formulardaten als weitere Tabelle zugreifen und sie überall in Ihrer App verwenden. Siehe Arbeiten mit einer Claris Studio-Datenquelle in der Claris Pro und FileMaker Pro Hilfe.