Det är absolut nödvändigt att du regelbundet säkerhetskopierar de dokument som du lagrar i datorer. Magnetiska medier kan drabbas av en rad olika problem och du bör därför aldrig använda hårddiskar som den enda förvaringsplatsen för dina data. Hetta, köld, solljus och elektriska och magnetiska fält kan bidra till att ett magnetiskt lagringsmedium slutar att fungera. En bra rutin för säkerhetskopiering inkluderar därför både optiska och magnetiska lagringsmedier.
Det är enklare att säkerhetskopiera en databas än att återskapa den. Om du ska säkerhetskopiera varje dag, ett par gånger i veckan eller mer sällan beror normalt på hur mycket information som tillkommer i dina databaser och hur svårt det skulle bli att återskapa filerna om de blir förstörda.
En bra rutin för säkerhetskopiering innebär att du använder flera slags medier och säkerhetskopierar efter ett fast schema. Det ger ett visst skydd mot fel på hårddiskar, flyttbara diskar, band och andra medier.
I sin enklaste form innebär säkerhetskopiering att du kopierar dina filer till en annan enhet så att de finns i säkert förvar. När filerna växer och blir fler till antalet måste du kanske använda ett specialprogram och göra en mer ordentlig säkerhetskopiering.
Ett bra säkerhetskopieringsprogram bör kunna skapa flera kopior av en databas, som sedan kan användas som källor om du måste återskapa databasen. Du bör ha ett schema för roterande säkerhetskopiering. Normalt innebär en sådan metod att du skapar olika säkerhetskopior under minst två veckor. Filen säkerhetskopieras till en uppsättning dag ett, till en ny uppsättning dag två osv, tills det finns tio uppsättningar. På den elfte dagen återanvänds den första uppsättningen. Den här typen av rotation garanterar att ett problem som kommer smygande inte förstör dina möjligheter att återställa filen helt och hållet.
När det gäller verkligt viktiga filer kan det vara bra att spara säkerhetskopiorna på en annan plats. Eldsvådor, jordbävningar och andra katastrofer kan dessvärre inträffa, så om du sparar en säkerhetskopia av dina viktigaste filer på en annan plats än där du arbetar får du en extra säkerhet.
•För att undgå att skada den enda säkerhetskopia av databasen som du har, ska du kopiera databasfilen som du vill återskapa och lämna kvar den ursprungliga säkerhetskopian orörd i säkerhetskopieringsmappen. Flytta inte databasfilen från säkerhetskopieringsmappen och öppna inte databasfilen som finns i säkerhetskopieringsmappen med FileMaker Pro Advanced.