De eerste stap bij het maken van een app op maat bestaat uit het plannen van de inhoud, de structuur en het ontwerp. Daarna maakt u een FileMaker Pro Advanced-bestand en definieert u tabellen en velden.
Een goed ontworpen app op maat bevordert een consistente invoer en opvraag van gegevens en vermindert het aantal dubbele gegevens in de databasetabellen. Relationele databasetabellen werken samen om ervoor te zorgen dat de juiste gegevens beschikbaar zijn op het moment dat u ze nodig hebt. U doet er best aan de opzet van een database vooraf op papier te zetten om later tijd en moeite te besparen.
1. Bepaal het doel van uw database, of het probleem dat u wilt oplossen. Bijvoorbeeld: "een lijst met klanten bijhouden", "mijn inventaris beheren", "mijn studenten een beoordeling geven" of "werken met gegevens op mijn desktopcomputer, iPad en in een webbrowser".
Als andere personen de database gaan gebruiken, doet u er goed aan om met hen te bespreken welke gegevens vereist zijn.
2. Overweeg de informatie die u in uw database gaat opslaan. Doorgaans kan informatie in grote categorieën worden onderverdeeld. De nauwkeurige identificatie van deze categorieën is essentieel voor het ontwerp van een efficiënte database, omdat u in elke categorie verschillende typen en hoeveelheden gegevens gaat opslaan. Een database die bijvoorbeeld is bedoeld om de verkoop bij te houden, heeft verkoopcategorieën zoals "klanten", "producten" en "facturen". Een database waarin resultaten van studenten worden bijgehouden, heeft categorieën zoals "studenten", "leervakken" en "toetsen".
In databaseterminologie worden die categorieën tabellen genoemd. Tabellen worden gebruikt om gegevens te groeperen die een gemeenschappelijk element of doel bevatten. U kunt bijvoorbeeld een tabel gebruiken om namen en adressen op te slaan en een andere tabel gebruiken om transactiegegevens op te slaan, zoals de verkoopdatum, het artikelnummer, de eenheidsprijs, enzovoort.
3. Denk na over hoe deze categorieën onderling zijn gerelateerd. Dit kunt u doen door eenvoudige zinnen te noteren die beschrijven hoe de categorieën met elkaar in wisselwerking staan, bijvoorbeeld, "klanten bestellen producten" en "facturen bewijzen bestellingen van klanten". Of u kunt elke categorie tekenen en de onderlinge verbinding aangeven. Elk paar stelt een relatie voor tussen de gegevens in de ene categorie en de gegevens in de andere categorie.
Databases worden doorgaans op een van deze drie manieren georganiseerd:
•Eén tabel in één bestand. Gebruik één tabel als u slechts in één categorie gegevens moet bijhouden, bijvoorbeeld namen en adressen.
•Meerdere tabellen in één bestand. Gebruik meerdere tabellen als uw gegevens complexer zijn, zoals klanten, producten en facturen.
•Meerdere tabellen in meerdere bestanden. Gebruik meerdere bestanden als u dezelfde gegevens met verscheidene apps op maat moet delen. U kunt bijvoorbeeld uw BTW-tarieven of verzendgegevens in een apart bestand opslaan als u van plan bent die informatie in meer dan één oplossing te gebruiken.
Raadpleeg Werken met gerelateerde tabellen.
Opmerking Aangezien FileMaker Pro Advanced bijzonder flexibel is, is de beslissing om gegevens in één bestand of in meerdere bestanden op te slaan, vaak een kwestie van verpakking en gebruiksgemak. Gegevens die in tabellen zijn opgeslagen, kunnen zeer gemakkelijk worden gedeeld tussen tabellen in hetzelfde bestand en door tabellen in externe bestanden die relaties gebruiken. Andere elementen, zoals scripts en toegangsprivileges, worden opgeslagen op het bestandsniveau. Om die reden is het voor bepaalde complexe apps op maat beter om meerdere bestanden te gebruiken.
4. Bepaal de databasetabellen en de gegevens die erin worden opgenomen en daarna ook de velden die u nodig gaat hebben.
Tip Om het zoeken naar en sorteren van records te vereenvoudigen, maakt u aparte velden voor voor- en achternaam, aanspreektitel (zoals Dhr. of Mevr.) en adresonderdelen (plaats, postcode, provincie en land). Als u bij de gegevensinvoer uw gegevens in meerdere velden onderbrengt, kunt u later makkelijker rapporten genereren. Door bijvoorbeeld aparte velden te gebruiken voor transactiegegevens zoals de verkoopdatum, het artikelnummer, de hoeveelheid en de eenheidsprijs van elke transactie, kunt u aan het einde van de week, maand of het jaar makkelijker resumé- en subresumérapporten opstellen.
5. Maak relaties om gegevens te delen tussen tabellen in hetzelfde bestand of met tabellen in externe bestanden. Raadpleeg Een relationele database plannen.
6. Bepaal of u de database met andere gebruikers gaat delen en hoe andere gebruikers het bestand kunnen openen.
Raadpleeg Bestanden delen in een netwerk.
7. Als u de database voor anderen ontwerpt, toont u hun het databaseplan op papier en vraagt u hen om de database op papier te controleren en eventuele wijzigingen voor te stellen.
8. Denk na over wie de database zal gebruiken, hoe en waarom ze de gegevens zullen gebruiken en hoe u de toegang tot de database zult beperken.
Raadpleeg Beveiliging beheren.
9. Bepaal welke lay-outs u nodig hebt en ontwerp een afzonderlijke lay-out voor elke taak.
Maak bijvoorbeeld afzonderlijke lay-outs voor het afdrukken van etiketten of enveloppen en voor het werken op een iOS-apparaat (zoals een iPad of iPhone) of in een webbrowser.
Raadpleeg Lay-outs en rapporten maken en beheren.
10. Maak een formulier met een overzicht van alle bestanden en tabellen die u nodig hebt en met de velden voor elke tabel. Maak daarnaast ook een overzicht van de formulieren en rapporten die u op basis van elke tabel wilt genereren.
11. Maak uw database.
Raadpleeg Een FileMaker Pro Advanced-bestand maken.
12. Als u de database voor anderen hebt ontworpen, vraagt u een paar beoogde gebruikers om de database te testen. Los eventuele problemen op alvorens u de database beschikbaar stelt voor algemeen gebruik.