Os backups de rotina são altamente recomendados para qualquer documento armazenado em um computador. As mídias magnéticas são suscetíveis a uma variedade de problemas, e um dispositivo de armazenamento como um disco rígido não deve ser nunca o único repositório dos dados. Calor e frio excessivos, luz solar e a presença de campos elétricos e magnéticos podem contribuir para a falha da mídia de armazenamento magnética, portanto, uma estratégia de backup cuidadosa deve incluir mídias ópticas e magnéticas também.

É mais fácil fazer o backup em um banco de dados do que recriá-lo. A necessidade de fazer o backup dos seus dados todos os dias, várias vezes por semana ou com menos frequência é geralmente determinada pela quantidade de dados sendo adicionada aos bancos de dados e pela dificuldade que existiria para recriar seus arquivos se eles fossem corrompidos.

Uma estratégia de backup sólida é aquela que utiliza várias mídias e faz vários backup dentro de uma programação consistente. Isso lhe oferece uma proteção contra a falha de um único disco rígido, do disco removível, da fita ou de outras mídias.

Em sua concepção mais simples, fazer backup significa copiar seus arquivos para outro disco para fins de proteção. Conforme os arquivos ficam maiores ou mais numerosos, será preciso usar um programa de terceiros para fazer um backup adequado.

Um bom programa de backup de terceiros deve fornecer várias cópias de um banco de dados como fontes de restauração. Um esquema que envolve backups em rodízio pode cumprir essa tarefa. Em geral, esse método envolve cópias de backup separadas em um rodízio de no máximo duas semanas. É feito o backup do arquivo para um conjunto no dia um, um novo conjunto no dia dois, até haver dez conjuntos de backup (considerando uma semana de trabalho de cinco dias). No décimo-primeiro dia, o primeiro conjunto é reutilizado. Esse tipo de rodízio é a garantia de que um problema qualquer não afetará suas chances de uma restauração de arquivo completa.

Para arquivos muito importantes, é recomendado armazenar backups em um local externo. Incêndios, terremotos e outros desastres podem ocorrer e ocorrem e, dessa forma, tem-se a segurança adicional de proteger as cópias de seus arquivos vitais em um local externo.