Methoden voor het importeren van gegevens in een bestaand bestand

Deze opties zijn beschikbaar in het gebied Importhandeling van het dialoogvenster Velden bij importeren wanneer u gegevens in een bestaand bestand importeert. Elk van deze opties is hieronder in detail beschreven.

Belangrijk De importopties die bestaande records bijwerken en overeenkomende records bijwerken overschrijven allebei bestaande gegevens tijdens het importproces en kunnen niet ongedaan worden gemaakt. Als u uw gegevens wilt veiligstellen, kiest u Bestand > Kopie opslaan als om een reservekopie van het FileMaker Pro-bestand te maken voordat u een import uitvoert waarbij records worden bijgewerkt.

Wanneer u records toevoegt, maakt het importproces een nieuwe record in het doelbestand voor elk importeerbare record in het bronbestand.

Voor de meeste indelingen van bronbestanden geldt dat wanneer u records uit bronbestanden toevoegt, het importproces alle records uit het bronbestand toevoegt. Als het bronbestand een FileMaker Pro-bestand is, kunt u ervoor kiezen om alleen de records in de gevonden reeks toe te voegen en de weggelaten records over te slaan. Raadpleeg FileMaker Pro-indeling.

Met deze optie kunt u gegevens in uw bestand vervangen door gegevens uit het bronbestand. Voor elk veld waarin u importeert, worden de velden in de eerste record van het doelbestand overschreven door de gegevens uit de eerste importeerbare record (of gegevensrij) van het bronbestand. Gegevens uit de tweede importeerbare record (of gegevensrij) in het bronbestand overschrijven velden in de tweede record in het doelbestand, enzovoort. Wanneer u gegevens vervangt, zal FileMaker Pro de gegevens in de bestanden niet onderzoeken of vergelijken.

Voor elk veld kunt u afzonderlijk bepalen of u gegevens wilt vervangen.

Records in het doelbestand worden vervangen door hetzelfde aantal records uit het bronbestand. Als het bronbestand meer importeerbare records bevat dan het doelbestand, worden de extra records van het bronbestand alleen geïmporteerd als u de optie Resterende gegevens als nieuwe records toevoegen inschakelt. Als het doelbestand meer records bevat dan het bronbestand, worden de gegevens in de extra records van het doelbestand niet vervangen.

U kunt overeenkomende records en velden in uw doelbestand bijwerken met gegevens uit een ander bestand. U kunt bijvoorbeeld een kopie van een database op uw desktopcomputer plaatsen, en een tweede kopie op uw laptopcomputer. U kunt het bestand op uw kantoorcomputer bijwerken met de wijzigingen die u onderweg op de laptop hebt gemaakt.

Door in elk bestand een of meer vergelijkingsvelden te kiezen, bepaalt u welke records in het doelbestand worden bijgewerkt door de records in het bronbestand. Als de gegevens in een vergelijkingsveld van een record in het doelbestand overeenkomen met de gegevens in een vergelijkingsveld van de record in het bronbestand, wordt de record in het doelbestand bijgewerkt met de gegevens uit het bronbestand.

Vergelijkingsvelden moeten elke entiteit op unieke wijze in uw database aanduiden. In bijvoorbeeld een database met personen kunt u één vergelijkingsveld zoals Werknemernummer gebruiken, of meerdere vergelijkingsvelden zoals Achternaam, Voornaam en Telefoonnummer. (Het veld Achternaam kan in principe meerdere personen als resultaat opleveren. Daarom is het geen goed idee om dit veld als enige vergelijkingsveld te gebruiken.)

U kunt ook opgeven welke velden u wilt importeren. De inhoud van alle velden, in alle overeenkomende records, die u selecteert om te importeren, overschrijven de gegevens in het doelbestand, zelfs als het veld in het bronbestand leeg is.

Wanneer het doelbestand een gevonden reeks bevat, worden alleen de gevonden records bijgewerkt. (Als het bronbestand een ander FileMaker Pro-bestand is, kunt u er ook voor kiezen om alleen uit een gevonden reeks te importeren. Raadpleeg FileMaker Pro-indeling.)

De tabel hieronder geeft een voorbeeld van hoe een record in een doelbestand verschijnt vóór en nadat het is bijgewerkt door een overeenkomende in een bronbestand. In de kolom Toewijzing geeft

(Windows) of

(macOS) een vergelijkingsveld aan, geeft

aan dat het veld moet worden geïmporteerd en geeft

(Windows) of

(macOS) aan dat het veld niet moet worden geïmporteerd.

Bronbestand	Toewijzing	Doelbestand	Resultaat
123-456-7890	of	123-456-7890	123-456-7890
Joep	of	Joep	Joep
Q			Q
Smits		Smits	Smits
Acacialaan 22		Bosweg 123	Acacialaan 22
Nieuwerdijk		Ouderdijk	Nieuwerdijk
Verenigde Staten		Verenigde Staten	Verenigde Staten
		3-3-1960	3-3-1960
		(020) 222-4466

•Als het bronbestand een FileMaker Pro-bestand is, kunt u ervoor kiezen om alleen de records in de gevonden reeks te importeren en de import van de weggelaten records over te slaan. Raadpleeg FileMaker Pro-indeling.

•Vergelijkingsvelden in het doelbestand mogen niet van het type container, resumé of niet-opgeslagen berekening zijn. Het veldtype van vergelijkingsvelden moet overeenkomen met het gegevenstype in het overeenkomende veld. Getalvelden mogen bijvoorbeeld niet worden gekoppeld aan velden die tekst bevatten.

•Als een record in het bronbestand overeenkomt met meer dan één record in het doelbestand, worden alle overeenkomende records in de gevonden reeks van het doelbestand bijgewerkt.

•Als meerdere records in de gevonden reeks van het bronbestand overeenkomen met een record in de gevonden reeks van het doelbestand, wordt het doelbestand bijgewerkt met de laatste overeenkomende record in het bronbestand. (Tijdens het importproces wordt de overeenkomende record in het doelbestand in feite meerdere malen bijgewerkt, eenmaal bij elke overeenkomende record in het bronbestand. De laatste overeenkomende bronrecord die de overeenkomende doelrecord bijwerkt, zal bijgevolg de uiteindelijke inhoud ervan bepalen.)

•De gevonden reeks bevat na het bijwerken de records die zijn bijgewerkt (de overeenkomende records) en eventuele nieuwe records die zijn toegevoegd, onafhankelijk van de gevonden reeks vóór het bijwerken.