In accounts geeft u accountnamen en (gewoonlijk) wachtwoorden op voor een bestand. Wanneer een gebruiker een bestand opent dat accounts bevat, wordt deze gewoonlijk gevraagd accountgegevens in te voeren. Wanneer een gebruiker een bestand opent met de juiste accountgegevens, bepaalt de privilegeset die aan die account is toegewezen welke acties de gebruiker in dat bestand kan uitvoeren. Raadpleeg Accounts, privilegesets en uitgebreide privileges.

Als u accounts voor een bestand maakt en beheert, moet u het bestand openen met een account waaraan de privilegeset Volledige toegang is toegewezen, wat de enige privilegeset is die toestaat dat u om het even welke accountwijzigingen maakt in een bestand. Als u het bestand opent met onvoldoende privileges, is de menuopdracht Bestand > Beheren > Beveiliging uitgeschakeld.

Om wijzigingen aan een account met de privilegeset Volledige Toegang te maken (bijvoorbeeld de account verwijderen of volledige toegangsprivileges eraan toewijzen), moet u een account gebruiken die door een FileMaker-bestand is geverifieerd en die over volledige toegangsprivileges beschikt.

U kunt accounts maken en wijzigen in een gedeeld bestand wanneer dit door clients wordt gebruikt. De accountwijzigingen gaan onmiddellijk van kracht. De huidige clients worden door deze wijzigingen niet verstoord. Als u bijvoorbeeld het wachtwoord wijzigt voor een account die door een of meer clients wordt gebruikt, wordt het gebruik van FileMaker Pro niet onderbroken. De volgende keer dat de clients het bestand openen, dienen ze wel het nieuwe wachtwoord in te voeren.

U kunt net zoveel accounts maken als u nodig hebt. U kunt voor alle gebruikers individuele accounts maken of een aantal accounts maken die gebruikers kunnen samengebruiken. Elk databasebestand bevat ook twee vooraf gedefinieerde accounts: Admin en Gast. Raadpleeg De accounts Admin en Gast.