Wij raden u ten zeerste aan van elk opgeslagen document regelmatig reservekopieën te maken. Aangezien met magnetische media diverse problemen kunnen optreden, gebruikt u een opslagapparaat zoals een vaste schijf niet als enige opslagplaats voor uw gegevens. Factoren zoals extreme hitte, koude, zonlicht en de aanwezigheid van elektrische of magnetische velden kunnen allemaal bijdragen en leiden tot een storing in magnetische opslagmedia. Wanneer u reservekopieën maakt, is het daarom raadzaam zowel optische als magnetische media te gebruiken.

Vergeet niet dat u sneller een reservekopie maakt dan een nieuwe database. De frequentie waarmee u een reservekopie maakt, dagelijks, meerdere keren per week of minder vaak, wordt gewoonlijk bepaald door de hoeveelheid gegevens die u aan de databases toevoegt en de inspanningen en tijd die de aanmaak van nieuwe bestanden vraagt als uw bestanden beschadigd zijn.

Een verstandige strategie voor het maken van reservekopieën houdt in dat u meerdere opslagmedia gebruikt en zeer regelmatig reservekopieën maakt. Hierdoor wordt het risico op gegevensverlies door storingen op één vaste schijf, verwisselbare schijf, tape of andere media beperkt.

Het maken van een reservekopie houdt in dat u de bestanden naar een andere schijf kopieert om ze veilig op te slaan. Wanneer de bestanden groter worden, of groter in aantal, hebt u mogelijk een programma van een andere leverancier nodig om op correcte wijze reservekopieën te maken.

Met een goed reservekopieprogramma moet u beschadigde databases vanaf meerdere reservekopieën van de database kunnen herstellen. Hiervoor dient u een schema voor wisselende reservekopieën in te stellen. Bij deze methode worden doorgaans aparte reservekopieën gemaakt waarbij reservekopieën minimaal tweewekelijks worden gewisseld. Het bestand wordt de eerste dag naar een set reservebestanden gekopieerd, de tweede dag naar een andere set, totdat er tien sets reservebestanden zijn. (Hierbij wordt uitgegaan van een vijfdaagse werkweek.) Op de elfde dag wordt weer naar de eerste set reservebestanden gekopieerd. Met deze methode minimaliseert u de kans dat u een bestand niet volledig kunt herstellen.

Voor zeer belangrijke bestanden is het verstandig reservekopieën op een andere geografische locatie op te slaan. Branden, overstromingen en andere rampen kunnen niet altijd worden vermeden, maar door uw essentiële bestanden op een andere geografische locatie op te slaan, kunt u ze toch beveiligen.