コンピュータに保存されているドキュメントは定期的にバックアップを取ることをお勧めします。磁気媒体は損傷しやすく、さまざまな問題の影響を簡単に受けるため、ハードディスクなどの保存デバイスにのみデータを保存しておくのは危険です。極端な高温や低温、日光、電磁力はすべて、磁気記憶媒体の不良の原因となります。そのため、磁気媒体だけでなく光学媒体へのバックアップを行うとより安全です。

データベースのバックアップを作成する方が、データベースを作成し直すよりも簡単で効率的です。バックアップを取る頻度 (毎日、1 週間に数回、またはそれよりも少ない頻度) は、データベースに追加するデータの量と、損傷した場合にファイルを作成し直すのがどの程度難しいのかによって決まります。

最も安全なのは、数種類の媒体を使用して定期的にバックアップを行う方法です。ハードディスク、リムーバブルディスク、テープなど、数種類の媒体に複数のコピーを作成してデータを保存すると、その中のどれか 1 つに損傷が発生した場合でも対応が可能になります。

最も簡単なバックアップ方法は、ファイルを他のディスクにコピーする方法です。ファイルのサイズや数が増えるにしたがって適切なバックアップを取るためには他のプログラムが必要になります。

他社の良質なプログラムを使用することにより、データベース修復の際に使用されるデータベースのコピーを複数作成することができます。このようなプログラムでは、バックアップを作成する媒体をローテーションで使用します。通常、2 週間未満のローテーションでそれぞれの媒体にデータベースのバックアップコピーを作成します。たとえば週 5 日制の場合、1 日目に 1 つ、2 日目にさらに 1 つ、とバックアップファイルを作成していき、10 日目にすべてのバックアップファイルが作成されることになります。11 日目に、最初のバックアップファイルを上書きします。このようなローテーションにすると、隠れた問題が原因で、ファイルが完全に復元できなくなる可能性をなくすことができます。

また、大変重要なファイルは離れた場所にバックアップを保管するようにします。火災や地震などの災害に備えて、重要なファイルのコピーは別の場所に保管しておくと安全です。