Gli account specificano i nomi account e (di solito) una password per un file. Se un utente apre un file che contiene account, di solito una finestra di dialogo richiede all'utente di inserire le informazioni sull'account. Se un utente apre un file con informazioni sull'account corrette, il set di privilegi assegnato a quell'account determina le operazioni che l'utente può eseguire in quel file. Vedere Account, set di privilegi e privilegi estesi.

Per creare e gestire gli account per un file, è necessario aprire il file con un account a cui è stato assegnato il set di privilegi Accesso completo, che è l'unico set di privilegi che consente di apportare qualsiasi tipo di modifica all'account di un file. Se il file viene aperto con privilegi insufficienti, il comando nel menu File > Gestisci > Sicurezza è disattivato.

Per apportare modifiche a un account con set di privilegi Accesso completo (ad esempio, eliminazione dell'account o assegnazione di privilegi di accesso completo), è necessario utilizzare un account autenticato da un file FileMaker e con privilegi di accesso completo.

È possibile creare e modificare gli account in un file condiviso, quando si utilizzano i client. Le modifiche apportate agli account hanno effetto immediato. Ma non danneggiano i client attuali. Ad esempio, se viene modificata la password di un account utilizzato da uno o più client, l'utilizzo di FileMaker Pro non viene interrotto. Tuttavia, alla successiva riapertura del file è necessario inserire una nuova password.

È possibile creare tutti gli account necessari. È possibile creare singoli account per ogni utente o un numero inferiore di account che possono essere condivisi tra gli utenti. Ogni file di database contiene anche due account predefiniti: Admin e Ospite. Vedere Account Admin e Ospite.