Si consiglia vivamente di eseguire regolarmente il backup di tutti i documenti memorizzati su un computer. I supporti magnetici possono essere soggetti a diversi problemi e un dispositivo di memorizzazione come un disco rigido non dovrebbe mai essere l'unico deposito dati. Le temperature troppo alte o basse, la luce solare e la presenza di campi elettrici e magnetici possono contribuire al danneggiamento dei supporti magnetici di memorizzazione, perciò una strategia di backup attenta andrà ad includere supporti sia magnetici che ottici.

È più facile eseguire un back up di un database che ricrearne uno intero. La frequenza di esecuzione del backup, giornaliera, settimanale o con intervalli maggiori, dipende dalla quantità di dati che vengono aggiunti al database e dalla difficoltà generata dall'eventuale nuova creazione dei file, in caso di danneggiamento.

Una buona strategia di backup prevede l'utilizzo di più supporti e l'esecuzione dei backup in base a una programmazione ben definita. Inoltre fornisce una certa protezione in caso di danneggiamento di dischi rigidi o estraibili, nastri o altri tipi di supporto.

Nella forma più semplice, l'esecuzione di un backup consiste nella copia dei file su un altro disco. Se i file diventano più grandi o aumentano di numero, occorre un programma di terzi per eseguire un backup corretto.

I programmi di backup di terza parte più sofisticati consentono di fornire più copie di un database come origine per il ripristino. Uno schema di backup a rotazione può costituire una valida soluzione. In genere, con questo metodo vengono create copie separate di backup su un ciclo di almeno due settimane. Viene eseguito il backup di un file in un gruppo il primo giorno, in un nuovo gruppo nel secondo giorno, fino alla creazione di dieci gruppi di backup (supponendo una settimana di cinque giorni lavorativi). L'undicesimo giorno viene riutilizzato il primo gruppo. Con questo tipo di rotazione è possibile evitare che problemi imprevisti impediscano il completo recupero dei file.

Per tutti i file importanti, è opportuno memorizzare backup in posizioni diverse. Se si verificassero incendi, terremoti o altre calamità, le copie conservate in altri luoghi consentono di non perdere i file.