È possibile visualizzare e utilizzare i dati di un database FileMaker Pro in vari modi. È possibile:

Dopo aver creato un file di database e aver definito tabelle e campi, è possibile iniziare a inserire i dati. Ciascun gruppo di campi è definito record.

I dati dei record vengono gestiti nel modo Usa. È possibile visualizzare, aggiungere, modificare, omettere o eliminare i record nel database. Le modifiche apportate al file vengono salvate automaticamente durante il lavoro. Se in un record sono stati inseriti dati, ma non sono ancora stati salvati, è possibile riportare il record allo stato precedentemente salvato.

Il database può contenere più formati che mostrano i dati in modi diversi. Se il database dispone di più formati, è possibile sceglierne uno diverso da quello corrente nel menu a tendina Formato.