Il est fortement recommandé d'effectuer des sauvegardes régulières de tous les documents stockés sur un ordinateur. Les supports magnétiques pouvant faire l'objet d'un certain nombre de problèmes, un support de stockage tel qu'un disque dur ne doit jamais constituer le seul espace d'archivage de vos données. Un excès de chaleur, de froid ou de soleil et la présence de champs électriques ou magnétiques peuvent contribuer à la détérioration des supports de stockage magnétiques ; par conséquent, il est judicieux de recourir à des supports à la fois optiques et magnétiques.

Il est plus simple de sauvegarder une base de données que de la recréer. La fréquence des sauvegardes (quotidienne, plusieurs fois par semaine ou moins souvent) est généralement déterminée par le volume de données que vous ajoutez à vos bases de données et par la difficulté à recréer vos fichiers dans l'éventualité de leur altération.

La meilleure stratégie de sauvegarde consiste à utiliser plusieurs supports et à programmer la sauvegarde des données selon un calendrier cohérent. Vous êtes ainsi prémuni contre la défaillance d'un disque dur, d'un disque amovible, d'une bande magnétique ou de tout autre support unique.

Dans sa forme la plus simple, la sauvegarde n'est rien de plus que la copie de vos fichiers sur un autre disque en vue de les mettre en sécurité. Au fur et à mesure de l'augmentation de la taille et du nombre de vos fichiers, le recours à un utilitaire tiers peut s'avérer nécessaire pour effectuer des sauvegardes fiables.

Un bon programme de sauvegarde tiers doit fournir plusieurs copies d'une base de données à titre de sources de restauration. Il est possible de parvenir à ce résultat en recourant à une méthode impliquant une rotation des sauvegardes, laquelle suppose généralement l'exécution de copies de sauvegarde distinctes avec une rotation de moins de deux semaines. Le fichier est sauvegardé dans un jeu le premier jour, dans un nouveau jeu le deuxième jour, et ainsi de suite jusqu'à obtention de dix jeux de sauvegarde (sur la base d'une semaine de travail de cinq jours). Le onzième jour, le premier jeu est réutilisé. Ce type de rotation permet de s'assurer qu'un problème persistant ne réduira pas à néant vos chances d'effectuer une restauration complète des fichiers.

Dans le cas de fichiers extrêmement importants, il est recommandé de conserver les sauvegardes dans un autre lieu. Les incendies, tremblements de terre et autres désastres constituent malheureusement une réalité, d'où l'intérêt de conserver une copie de vos fichiers clés ailleurs que sur votre lieu de travail.