Sie können eine relationale Datenbank erstellen, um mit Daten aus anderen Tabellen zu arbeiten. Eine relationale Datenbank besteht aus einer oder mehreren Bezugstabellen, die die von Ihnen benötigten Informationen enthalten, wenn sie gemeinsam genutzt werden. Jede Instanz von Daten wird nur in jeweils einer Tabelle gespeichert, steht aber jeder Bezugstabelle für Zugriff und Anzeige zur Verfügung. Sie können jede Instanz Ihrer Bezugsdaten ändern und die Änderungen werden dynamisch an allen entsprechenden Stellen nachgezogen. Wenn Sie also die Daten an einer Stelle ändern, werden diese Daten überall geändert, wo sie vorkommen. Das bedeutet, dass Ihre Daten immer auf dem neuesten Stand sind. Mithilfe von relationalen Datenbanken können Sie mit Daten in ihrem aktuellen Zustand arbeiten, Daten effizient und flexibel verwalten sowie Speicherplatz sparen.

Um Daten aus einer Bezugstabelle abzurufen und in die aktuelle Tabelle zu kopieren, definieren Sie eine Referenz. Die kopierten Daten werden jetzt an zwei Stellen gespeichert, als hätten Sie sie kopiert und in ein Zielfeld eingefügt. Die Referenzdaten sind zum Zeitpunkt des Kopierens aktuell, bleiben aber dann so lange statisch, bis die Referenz wiederholt oder erneut ausgelöst wird. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren und Aktualisieren von Referenzen.

Eine typische Vertriebslösung könnte z. B. folgende Tabellen enthalten:

Da Rechnungen eine Mischung aus dynamischen und statischen Daten sind, verwenden Sie sowohl Bezugsfelder als auch Referenzen für die Anzeige Ihrer Daten. Daten aus Bezugsdatensätzen in „Kunden“ werden dynamisch auf dem Layout in „Rechnungen“ angezeigt. Daten aus „Produkte“ werden in „Positionen“ angezeigt. Der Verkaufspreis für jede Position ist statisch und wird aus „Positionen“ in einen Ausschnitt auf dem Layout „Rechnungen“ mithilfe einer Referenz eingegeben, so dass Summen in der Rechnung unverändert bleiben, wenn sich später die Preise für die Objekte in „Positionen“ ändern.

Bevor Sie eine relationale Datenbank erstellen, sollten Sie sie zunächst planen. Weitere Informationen finden Sie unter Planen einer relationalen Datenbank.