Es wird dringend empfohlen, jedes auf einem Computer gespeicherte Dokument regelmäßig zu sichern. Magnetische Medien sind anfällig für eine Reihe von Problemen und ein Speichermedium wie eine Festplatte sollte nie der einzige Aufbewahrungsort Ihrer Daten sein. Extreme Temperaturen, Sonneneinstrahlung sowie elektrische und magnetische Felder können zur Beschädigung magnetischer Speichermedien beitragen. Daher umfasst eine sorgfältige Sicherungsstrategie optische und magnetische Medien.

Es ist einfacher, eine Datenbank zu sichern als sie neu zu erstellen. Ob Sie eine Sicherung täglich, einige Male pro Woche oder nur hin und wieder durchführen, hängt in der Regel von der Menge der Daten in Ihren Datenbanken ab. Ferner ist ausschlaggebend, wie schwierig sich eine Wiederherstellung der Dateien im Falle einer Beschädigung gestalten würde.

Eine gute Sicherungsstrategie gewährleistet, dass die Daten auf einer Vielzahl von Medien regelmäßig gesichert werden. Dies bietet Ihnen einigen Schutz beim Ausfall einer Festplatte, einer Wechselplatte, eines Bands oder anderer Medien.

Prinzipiell bedeutet eine Sicherung, dass Ihre Dateien zur sicheren Aufbewahrung auf einen anderen Datenträger kopiert werden. Wenn die Dateien umfangreicher und zahlreicher werden, benötigen Sie möglicherweise ein Programm eines Fremdherstellers, um eine ordnungsgemäße Sicherung durchzuführen.

Ein gutes Sicherungsprogramm sollte für eine Wiederherstellung mehrere Kopien einer Datenbank zur Verfügung stellen. Dies ist gewährleistet, wenn die Sicherungsdateien nach einem Rotationssystem angelegt werden. Gewöhnlich werden bei dieser Methode separate Sicherungskopien in einem Rotationszyklus von zwei Wochen erstellt. Die Datei wird jeden Wochentag gesichert, bis 10 Sicherungskopien der Datei angelegt sind (bei Annahme einer 5-Tage-Woche). Am elften Tag wird die erste Sicherungskopie wieder verwendet. Dieses Rotationsprinzip stellt sicher, dass kein Fehler die vollständige Wiederherstellung der Datei gefährden kann.

Die Sicherungskopien sehr wichtiger Dateien sollten an einem anderen Ort aufbewahrt werden. Sie sind dann im Fall eines Brands, Erdbebens oder einer anderen Katastrophe zusätzlich abgesichert.