对于计算机上存储的任何文档，强烈建议定期进行备份。磁介质容易受到各种问题的影响，硬盘之类的存储设备永远都不能作为数据的唯一仓库。过热、过冷、日照和电磁场的存在均可能导致磁性存储介质出现故障，因此谨慎的备份策略应该同时使用光学介质和磁介质。

与重新创建一个数据库相比，备份数据库更为容易。究竟是要每天备份数据，还是每周备份几次，抑或是周期更长些，这得取决于向数据库添加的数据量以及在文件损坏时进行重建的难度。

有一种稳妥的备份策略是使用多个介质并定期备份数据。这种策略可为您提供防护，不会由于一块硬盘、可移动磁盘或其他介质的故障而导致数据丢失。

在其最简单的形式中，备份意味着将文件拷贝到另一磁盘以保证安全。当文件逐渐变大或者文件数目日益增多时，可能需要使用第三方程序进行正确的备份。

一款优秀的第三方备份程序应提供数据库的多个副本作为恢复的来源。一种采用轮流备份技术的方案可以实现这一点。通常，这种方法在不到两周的周期内就创建多个独立的备份副本。文件在第一天备份为一个集合，在第二天又备份为新的集合，直到建立十个备份集合为止（假设每周五个工作日）。在第十一天，将重新使用第一个集合。这种轮流方法确保了不会有潜在的问题干扰您完成完整的文件恢复。

对于非常重要的文件，在异地存储备份不失为明智之举。火灾、地震和其他灾难都有可能降临，此时，异地存放关键文件的副本可提高安全性。