Creazione di una soluzione

Il primo passo per creare una soluzione è pianificare contenuti, struttura e progettazione. Quindi si crea un file di database FileMaker Pro e si definiscono tabelle e campi.

Una soluzione ben progettata permette di inserire e recuperare coerentemente i dati, e ridurre la presenza di dati duplicati tra le tabelle del database. Le tabelle dei database relazionali operano congiuntamente per assicurare che i dati disponibili corrispondano a quelli richiesti. Pianificare dapprima su carta il database potrebbe essere vantaggioso.

1. Determinare lo scopo del database o il problema da risolvere. Ad esempio, "avere un elenco dei clienti", "gestire l'inventario", "valutare gli studenti" o "utilizzare i dati sul computer desktop, sull'iPad e in un browser Web".

2. Definire le informazioni da memorizzare nel database. Generalmente le informazioni rientrano in categorie ampie. Definire con precisione queste categorie è essenziale per progettare un database efficiente, perché verranno memorizzati diversi tipi e grandi quantità di dati in ogni categoria. Ad esempio, un database che ha lo scopo di registrare le vendite avrà le categorie "clienti", "prodotti" e "fatture". Un database in cui sono registrati i voti degli studenti ha le categorie "studenti", "classi" e "compiti".

3. Una volta stabilite le categorie generali, è necessario determinare i modi in cui queste categorie saranno collegate. È sufficiente scrivere semplici frasi che descrivano i modi in cui le categorie interagiscono, ad esempio "gli insegnanti ordinano i prodotti" e "le fatture registrano gli ordini dei clienti." Ognuna di queste coppie suggerisce una relazione tra i dati di una categoria e i dati di un'altra categoria.

Nella terminologia dei database, queste categorie di informazioni vengono chiamate tabelle. Le tabelle vengono utilizzate per raggruppare dati che contengono un elemento o uno scopo comune. Ad esempio è possibile utilizzare una tabella per memorizzare nomi e indirizzi e un'altra per i dettagli delle transazioni (ad esempio la data della vendita, il codice dell'articolo, il prezzo unitario, ecc.).

•Una sola tabella in un solo file. Utilizzare una sola tabella se è necessario registrare i dati di una sola categoria, come ad esempio i nomi e gli indirizzi.

•Più tabelle in più file. Utilizzare più file se è necessario condividere gli stessi dati fra varie soluzioni di database diverse. Ad esempio, è possibile memorizzare le tasse o le informazioni sulla spedizione in un file separato se si prevede di usare tali dati in più di una soluzione.

Utilizzare le relazioni per condividere i dati tra le tabelle dello stesso file o con tabelle di file esterni. Gli altri elementi del database, come gli script e i privilegi di accesso, sono memorizzati a livello di file; pertanto, per alcune soluzioni complesse sarà utile utilizzare più file.

Nota FileMaker Pro è molto flessibile, quindi è possibile decidere di memorizzare i dati in un unico file o in più file a seconda delle proprie esigenze. È molto facile condividere i dati memorizzati nelle tabelle tra tabelle dello stesso file e tabelle in file esterni usando le relazioni, come spiegato nella sezione Utilizzo delle tabelle e dei file correlati. Gli altri elementi, come gli script e iprivilegi di accesso, vengono memorizzati a livello dei file; per questo per le soluzioni di database complesse si consiglia di usare più file.

Suggerimento Per semplificare la ricerca e l'ordinamento dei record, creare campi distinti per nome e cognome, titoli (Sig. o Dott.) ed elementi degli indirizzi (città, stato o provincia, Paese e codice postale). Separare i dati in più campi al momento dell'immissione dei dati può facilitare la successiva generazione dei resoconti. Ad esempio, utilizzando campi separati per registrare i dettagli delle transazioni come la data, il codice dell'articolo, la quantità e il prezzo unitario di ogni transazione si facilita la creazione di resoconti di riassunti e di riassunti parziali settimanali, mensili o annuali.

Ad esempio, un database per una panetteria potrebbe comprendere queste tabelle: una tabella Clienti, che memorizza le informazioni sui clienti; una tabella prodotti, che memorizza leinformazioni sui prodotti; un Campionario Articoli, che memorizza le informazioni sui prodotti venduti e una tabella Fatture, che memorizza le informazioni sugli ordini.

Ogni tabella ha un solo soggetto e tutti i campi di una tabella descrivono solo tale soggetto. Ad esempio, i campi di un record della tabella Clienti memorizzano tutte le informazioni su un cliente. Per lo stesso motivo si può assegnare ad ogni cliente un codice personale. Non verranno inseriti nuovi codici cliente nella tabella senza che vengano aggiunti nuovi clienti; pertanto l'esistenza del codice cliente determina l'esistenza del record. Una tabella Clienti potrebbe anche avere dei campi per il nome, l'indirizzo e il numero di telefono del cliente.

La tabella Prodotti può avere dei campi per il codice prodotto, il prezzo unitario per ogni prodotto e la quantità a magazzino. La tabella Campionario Articoli può avere dei campi per i codici del prodotto e della fattura, il nome, il prezzo unitario, la quantità e il prezzo totale di ogni prodotto venduto. La tabella Fatture può avere dei campi per il codice della fattura, la data dell'ordine e il venditore.

Il soggetto della tabella consente di individuare il file più appropriato per memorizzare i dati e dove utilizzare i dati di una tabella correlata. A differenza dei campi di confronto, tutti i campi devono apparire solo una volta nel database. Eliminare le ricorrenze dei campi che non sono pertinenti al soggetto della tabella.

9. Determinare le relazioni tra le tabelle. Tracciare una linea tra ciascun campo di confronto di una tabella e il campo di confronto corrispondente della tabella correlata.

Le relazioni permettono anche di raggruppare i dati per risolvere questioni complesse. Ad esempio è possibile usare le relazioni per determinare i livelli di inventario correnti, le proiezioni di vendita e le altre attività in cui è necessario effettuare una query dei dati in più tabelle. Vedere Utilizzo delle tabelle e dei file correlati.

11. Se si sta progettando il database per farlo utilizzare ad altre persone, è utile mostrare loro il progetto su carta e chiedere loro di riverderlo e di suggerire eventuali modifiche.

12. Stabilire chi utilizzerà il database e se si vuole limitarne l'accesso. Quando si crea il database, assegnare i privilegi di accesso desiderati.

Ad esempio, creare formati diversi per stampare etichette o buste e per lavorare su un dispositivo iOS (come iPad o iPhone) o in un browser Web.

14. Creare un modello che elenca tutti i file e le tabelle necessari e i campi di ogni tabella. Predisporre inoltre una lista dei moduli e dei resoconti che verranno generati da ciascuna tabella.

16. Se il database è destinato a essere utilizzato da altre persone, è utile chiedere a qualcuno di testarlo. Risolvere eventuali problemi prima di renderlo disponibile all'uso.