値一覧の定義
フィールドで、多くのまたはすべてのレコードに対し同じテキスト、数字、日付、時刻値を使用する場合は、それらの値を含む値一覧を作成できます。その後、ポップアップメニュー、ドロップダウンリスト、チェックボックス、またはラジオボタンとして値を表示するようにフィールドの書式を設定することができます。
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[値一覧の管理] ダイアログボックスで、[新規...] をクリックします。
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[値一覧の編集] ダイアログボックスで、[値一覧名:] フィールドに値一覧の名前を入力します。
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[カスタム値を使用] を選択し、１行に１つの値を、表示する順に入力します。
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[OK] を２回クリックして、[値一覧の編集] ダイアログボックスを閉じてから、[値一覧の管理] ダイアログボックスを閉じます。
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この方法で作成された値一覧は、一覧の基になるフィールドにある値が変更されるたびに動的に更新されます。また、フィールドが関連テーブル内にある場合、フィールドのすべての値を表示するか、関連レコードの値のみを表示できます。
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[値一覧の管理] ダイアログボックスで、[新規...] をクリックします。
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[値一覧の編集] ダイアログボックスで、[値一覧名:] フィールドに値一覧の名前を入力します。
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[フィールドの値を使用] を選択します。
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[値一覧に使用するフィールドの指定] ダイアログボックスの [最初のフィールドの値を使用] で、目的のフィールドを含むテーブルを選択して、次に一覧でそのフィールドを選択します。
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目的のテーブルが別のファイルにあるため一覧に表示されない場合は、一覧から [データベースの管理...] を選択して、リレーションシップグラフにそのテーブルを追加します。リレーションシップの作成を参照してください。
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値一覧にすべてのフィールド値を含めるには、[すべての値を含める] を選択します。
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値一覧に関連レコードの値のみを含めるには、[関連レコードの値のみ含める] を選択して、[次のテーブルから] の一覧から関連レコードを選択します。値一覧には、[次のテーブルから] のテーブルと [最初のフィールドの値を使用] の一覧で選択したフィールドを含む テーブルの間に指定されたリレーションシップ条件を満たすレコードのフィールド値のみが表示されます。
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２番目のフィールドからも関連するレコードの値を表示するには、[２番目のフィールドの値も表示] を選択し、目的のフィールドを含むテーブルを選択して、一覧でフィールドを選択します。
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このオプションを選択すると、対応するフィールドの値が値一覧の最初のフィールドの値の次に表示されます。たとえば、入力するデータを簡単に判断できるように、部品番号の横に部品名を表示することができます。[２番目のフィールドの値も表示] がグレー表示されている場合、手順５の説明に従って、最初に左側のフィールド一覧でフィールドを選択します。
メモ データを入力する場合、２つのフィールドの値を表示する値一覧を使用すると、手順５で指定した最初のフィールドのデータのみが入力されます。 値一覧の２番目のフィールドは表示のみであり、その値はフィールドには入力されません。ただし、ルックアップを使用すると、２番目のフィールドからデータを自動的に入力できます。ルックアップについてを参照してください。
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[2 番目のフィールドの値のみを表示] を選択して2 番目のフィールドの値を表示し、最初のフィールドのデータを保存します。
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[2 番目のフィールドの値のみを表示] を選択しない場合、値一覧には両方のフィールドが表示されます。 たとえば、ポップアップメニューには両方のフィールドが表示されます。
[2 番目のフィールドの値のみを表示] 動作の概要:
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特定言語の辞書のテキストフィールド内の値を表示する場合、[次の条件で値をソートしなおす] を選択して言語を選択します。それ以外の場合、値はフィールドのデフォルト言語の索引順にソートされます。この設定は他のタイプのフィールドでは無視されます。
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索引設定またはソートの言語の選択を参照してください。
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[OK] をクリックし、[値一覧に使用するフィールドの指定] ダイアログボックスを閉じます。
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[OK] を２回クリックして、[値一覧の編集] ダイアログボックスを閉じてから、[値一覧の管理] ダイアログボックスを閉じます。
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[値一覧の管理] ダイアログボックスで、[新規...] をクリックします。
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[値一覧の編集] ダイアログボックスで、[値一覧名:] フィールドに値一覧の名前を入力します。
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[他のファイルの値一覧を使用] を選択し、一覧から、参照する値一覧が含まれるファイルへのファイル参照を選択または作成します。
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ファイル参照の詳細については、ファイルパスの作成を参照してください。
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[値一覧] で、他のファイルからの値一覧を選択します。
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値一覧の中には、グレー表示され、選択できないものもあります。これらの値一覧は、フィールドの関連レコードの値のみを表示するように定義されているため、別のファイルから直接参照することはできません。代わりに、[フィールドの値を使用:]オプションを使用してください（また、他のファイルのテーブルを現在のファイルのリレーションシップグラフに追加する必要もあります）。このタイプの値一覧を作成するには、上記の説明に従い、フィールドの値に基づいて値一覧を定義します。
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[OK] を２回クリックして、[値一覧の編集] ダイアログボックスを閉じてから、[値一覧の管理] ダイアログボックスを閉じます。
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メモ データが入力された後で値一覧の項目を再定義すると、予期しない結果をまねく可能性があります。たとえば、値一覧の項目を「アクセサリー」から「アクセサリー等」に変更すると、フィールドがチェックボックスまたはラジオボタンで書式設定されているレイアウトでは、そのフィールドが空で表示されます。また、「アクセサリー等」を検索しても、既存の「アクセサリー」のレコードは検索されません。
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[値一覧名] で目的の値一覧を選択して、[複製] をクリックします。
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[値一覧の管理] ダイアログボックスで、[OK]をクリックします。
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定義している値一覧に日付が含まれる場合は、「14/6/29」ではなく「2014/6/29」のような４桁の西暦の日付が含まれていることを確認してください。２桁の西暦の日付が含まれる値一覧を表示するように書式設定されている日付フィールドでは、データの入力時に、値一覧の２桁の西暦の日付は４桁の西暦の日付に変換されます。 ２桁の西暦の処理方法を参照してください。
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ODBC データの含まれる値一覧では、アクセスなしアクセス権および制限付きカスタムアクセス権はサポートされていません。ユーザが値一覧内の ODBC データを表示しないようにするには、外部 SQL データベースの行レベルセキュリティを強化する必要があります。値一覧アクセス権の編集を参照してください。
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