Definizione delle liste valori
Se un campo utilizza la stessa combinazione di valori di testo, numeri, data o ora in alcuni o in tutti i record, è possibile creare una lista valori che comprende quei valori. Quindi, formattare un campo in modo da visualizzare i valori con un menu a tendina, un elenco a discesa o una serie di caselle di controllo o pulsanti di opzione.
Ad esempio, definire una lista valori che contiene due valori, Nuovo e Rinnovo. Quindi, definire un campo Tipo cliente in modo da visualizzare i valori di tale lista con pulsanti di opzione.
Campo con pulsanti di opzione
Le liste valori rendono l'immissione dei dati più rapida e più precisa. È possibile visualizzare i valori in un determinato ordine; ad esempio, in base al mese o alla regione.
La visualizzazione dei dati in una lista valori è un processo in due passi:
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Nel modo Formato scheda, utilizzare la finestra Impostazioni per formattare un campo in modo da visualizzare i valori in un menu a tendina, in un elenco a discesa, con caselle di controllo o con pulsanti di opzione.
Definizione di una lista valori personalizzata
Questo è il metodo più semplice per creare una lista valori, perché si digitano i valori che devono essere visualizzati.
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Selezionare il menu File > Gestisci > Liste valori.
Nel modo Formato scheda, è possibile inoltre fare clic su Gestisci nella barra degli strumenti, quindi selezionare Liste valori.
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Selezionare Usa valori personalizzati, quindi digitare i valori su righe distinte, nell'ordine in cui si desidera vengano visualizzati.
Premere Invio (Windows) o Ritorno (OS X) per separare i valori in righe distinte.
Suggerimento  Per creare una linea di separazione tra le voci di un menu a tendina o di una lista a discesa, oppure creare spazi tra i pulsanti di opzione o le caselle di controllo, inserire un trattino nelle righe dove si desidera far apparire le linee di separazione o gli spazi.
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Fare clic due volte su OK per chiudere le finestre di dialogo Modifica lista valori e Gestisci liste valori.
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Definizione di una lista valori utilizzando un campo nel file corrente o in un altro file
Una lista valori creata utilizzando questo metodo viene aggiornata in modo dinamico ogniqualvolta cambiano i valori il campo su cui si basa la lista. Inoltre, se il campo è in una tabella correlata, è possibile visualizzare tutti i valori del campo o solo i valori riferiti ad essa.
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Selezionare il menu File > Gestisci > Liste valori.
Nel modo Formato scheda, è possibile inoltre fare clic su Gestisci nella barra degli strumenti, quindi selezionare Liste valori.
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Selezionare Usa i valori del campo.
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Nella finestra di dialogo Specifica i campi per la lista valori, per Usa i valori di questo campo, selezionare la tabella che contiene il campo desiderato, quindi selezionare il campo nella lista.
Se la tabella desiderata si trova in un altro file e non appare nella lista, selezionare Gestisci database dalla lista e aggiungere la tabella al grafico delle relazioni. Vedere la sezione Creazione delle relazioni
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Per includere solo i valori correlati nella lista valori, scegliere Includere solo i valori correlati partendo da e scegliere una tabella correlata dalla lista. La lista valori visualizza soltanto i valori dei campi dei record che soddisfano i criteri di relazione specificati tra la tabella correlata e la tabella che contiene il campo selezionato nella lista Usa valori primo campo.
Per un esempio di lista valori che mostra solo valori correlati, vedere Esempio di una lista valori che comprende solo valori di campi correlati.
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Per visualizzare anche i valori associati di un secondo campo, selezionare Visualizza anche i valori secondo campo, selezionare la tabella che contiene il campo desiderato, quindi selezionare il campo nella lista.
Selezionare questa opzione per visualizzare i valori di un campo corrispondente dopo i valori della propria lista valori. Ad esempio, per semplificare l'immissione di dati, è possibile visualizzare i nomi di sezione accanto ai numeri di sezione. Se Visualizza anche i valori secondo campo è inattivo, selezionare innanzitutto un campo nella lista a sinistra come descritto nel passo 5.
Nota  Durante l'immissione dei dati, una lista valori che visualizza valori di due campi inserisce solo dati dal primo campo specificato al passo 5. Il secondo campo nella lista valori serve soltanto per la visualizzazione; il suo valore non viene inserito in nessun campo. Tuttavia, è possibile utilizzare un riferimento per inserire automaticamente i dati del secondo campo. Vedere la sezione Informazioni sui riferimenti
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Selezionare Mostra valori solo dal secondo campo per visualizzare i valori dal secondo campo, ma memorizzare i dati dal primo campo.
Se si sceglie di non selezionare Mostra valori solo dal secondo campo, la lista valori viene visualizzata in entrambi i campi; ad esempio, viene visualizzato un menu a tendina in entrambi i campi.
Riassunto del comportamento Mostra valori solo dal secondo campo:
 
Nota  Quando si effettua la selezione, il valore corrispondente dal primo campo viene memorizzato nel database.
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Per visualizzare i valori di un campo Testo secondo l'ordinamento del dizionario di una lingua specifica, selezionare Riordinare i valori in base a e scegliere una lingua. In caso contrario, i valori vengono ordinati in base all'indice della lingua predefinita del campo. Questa impostazione viene ignorata per gli altri tipi di campi.
Vedere la sezione Scelta di una lingua per indicizzazione o ordinamento
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Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Specifica i campi per la lista valori.
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Fare clic due volte su OK per chiudere le finestre di dialogo Modifica lista valori e Gestisci liste valori.
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Definizione di una lista valori utilizzando una lista valori in un altro file
Se la lista valori desiderata è già definita in un altro file, è possibile utilizzare tale lista invece di crearla nuovamente.
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Selezionare il menu File > Gestisci > Liste valori.
Nel modo Formato scheda, è possibile inoltre fare clic su Gestisci nella barra degli strumenti, quindi selezionare Liste valori.
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Selezionare Usa la lista valori di un altro file e, dalla lista, scegliere o creare un percorso per il file contenente la lista valori da usare.
Per dettagli sui percorsi dei file, vedere Creazione di percorsi di file.
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Dal lista Lista valori, selezionare la lista valori dall'altro file.
Alcune liste valori potrebbero essere inattive e non selezionabili. Queste liste valori mostrano soltanto i valori correlati di un campo; ad esse non è possibile fare riferimento direttamente da un altro file. Utilizzare l'opzione Usa i valori del campo. (Sarà anche necessario aggiungere la tabella dell'altro file al grafico delle relazioni nel file corrente). Per creare questo tipo di lista valori, seguire le istruzioni menzionate per definire una lista valori in base ai valori in un campo.
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Fare clic due volte su OK per chiudere le finestre di dialogo Modifica lista valori e Gestisci liste valori.
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Per cambiare, duplicare o eliminare una lista valori:
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Selezionare il menu File > Gestisci > Liste valori.
Nel modo Formato scheda, è anche possibile fare clic su Gestisci nella barra degli strumenti, quindi selezionare Liste valori.
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Selezionare la lista valori nella lista dei nomi, quindi fare clic su Modifica. Nella finestra di dialogo Modifica lista valori, apportare le modifiche. Quindi fare clic su OK.
Nella lista di nomi, selezionare la lista valori, quindi fare clic su Elimina. Nella finestra di dialogo di conferma, fare di nuovo clic su Elimina.
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Note
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Se la lista valori che si sta definendo contiene date, assicurarsi che i valori contengano anni a quattro cifre, come 29/06/2014 e non 29/06/2014. Durante l'immissione dei dati, i campi Data formattati per visualizzare una lista valori che contiene date con anno a due cifre converte tali date in date con anno a quattro cifre, come descritto nella sezione Conversione di date con anni a due cifre.
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Il privilegio Nessun accesso e il privilegio personalizzato Limitato non supportati per liste valori con dati ODBC. Per impedire ad un utente la visualizzazione dei dati ODBC in una lista valori è necessario applicare una protezione a livello di riga nel database SQL esterno. Vedere la sezione Modifica dei privilegi Lista valore