Definieren einer Werteliste für die Dateneingabe
Wenn ein Feld für viele oder alle Datensätze die gleiche Wertegruppe verwendet, können Sie Benutzern eine Werteliste zur Verfügung stellen. In einer Werteliste können Sie häufig verwendete Text-, Zahlen-, Datums- oder Zeitangaben definieren und das Feld so formatieren, dass es die Werte in einem Einblendmenü, einer Einblendliste oder als Markierungs- oder Optionsfelder darstellt.
Wertelisten helfen bei einer schnelleren und genaueren Dateneingabe. Sie können Datensätze in der Reihenfolge einer Werteliste sortieren, z. B. nach Monat oder Gebiet.
Beim Definieren einer Werteliste können Sie die Werte aus einer von drei Quellen beziehen:
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Aus einer statischen Liste mit Werten, die Sie selbst erstellen. Das ist die einfachste Methode, eine Werteliste zu erstellen, da Sie die Werte eingeben, die die Werteliste anzeigen soll. Sie ist jedoch weniger flexibel als das Basieren der Werteliste auf einem Feldinhalt, da Sie die Werteliste jedes Mal neu definieren müssen, wenn Sie ihren Inhalt ändern wollen.
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Aus einem Feld in der aktuellen Datei oder einer anderen Datei. Diese Methode bietet Flexibilität, da sich die Werteliste dynamisch auf der Basis der aktuellen Werte in einem Feld aktualisieren lässt. Wenn sich das Feld in einer Bezugstabelle befindet, haben Sie die Möglichkeit, alle Werte im Feld oder nur die Bezugswerte anzuzeigen.
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Aus einer Liste, die bereits in einer anderen Datei definiert ist. Wenn die gewünschte Werteliste bereits in einer anderen Datei definiert ist, können Sie die Werteliste dieser Datei verwenden, anstatt sie noch einmal zu erstellen.
Das Einstellen eines Feldobjekts für die Verwendung einer Werteliste erfolgt in zwei Schritten:
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Folgen Sie als Erstes den nachstehenden Anleitungen, um den Inhalt einer Werteliste zu definieren (die Werte, die die Liste anzeigen soll).
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Formatieren Sie dann im Layoutmodus ein Feldobjekt, das die Werteliste als Einblendmenü, Einblendliste, Markierungsfelder oder Optionsfelder anzeigen soll. Weitere Informationen finden Sie unter Einstellen eines Felds für die Anzeige von Einblendmenüs, Markierungsfeldern oder andere Steuerelementen.
So definieren Sie eine Werteliste durch Erstellen einer Liste mit Werten:
1.
Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Wertelisten.
Im Layoutmodus können Sie auch auf Verwalten in der Statussymbolleiste klicken und dann Wertelisten wählen.
2.
Klicken Sie im Dialogfeld "Werteliste verwalten" auf Neu.
3.
Geben Sie im Dialogfeld "Werteliste ändern" einen Namen in das Feld Wertelistenname ein.
4.
Aktivieren Sie Spezialwerte verwenden, und geben Sie dann jeden Wert in eine separate Zeile und in der gewünschten Reihenfolge ein.
Schließen Sie die Eingabe jedes Werts in seiner eigenen Zeile durch Drücken der Eingabetaste (Windows) bzw. des Zeilenschalters (Mac OS) ab.
Tipp  Um eine Trennlinie zwischen den Einträgen in einem Einblendmenü oder einer Einblendliste oder Leerräume zwischen Options- oder Markierungsfeldern zu erzeugen, geben Sie einen Bindestrich dort in einer eigenen Zeile ein, wo Sie eine Trennlinie oder einen Leerraum wünschen.
5.
Klicken Sie zweimal auf OK, um das Dialogfeld "Werteliste bearbeiten" und dann das Dialogfeld "Wertelisten verwalten" zu schließen.
6.
So verbinden Sie die Werteliste mit einem Feld in einem Layout:
Weitere Informationen finden Sie unter Einstellen eines Felds für die Anzeige von Einblendmenüs, Markierungsfeldern oder andere Steuerelementen.
So definieren Sie eine Werteliste mit Werten in der aktuellen oder einer anderen Datei:
1.
Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Wertelisten.
Im Layoutmodus können Sie auch auf Verwalten in der Statussymbolleiste klicken und dann Wertelisten wählen.
2.
Klicken Sie im Dialogfeld "Werteliste verwalten" auf Neu.
3.
Geben Sie im Dialogfeld "Werteliste ändern" einen Namen in das Feld Wertelistenname ein.
4.
Aktivieren Sie Werte verwenden aus Feld.
5.
Wählen Sie im Dialogfeld "Felder für Werteliste angeben" unter Werte verwenden aus erstem Feld die Tabelle aus, die das gewünschte Feld enthält, und wählen Sie dann das Feld aus der Liste.
Wenn sich die gewünschte Tabelle in einer anderen Datei befindet und nicht in der Liste erscheint, wählen Sie Datenbank verwalten aus der Liste und fügen die Tabelle dem Beziehungsdiagramm hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Beziehungen.
6.
Wählen Sie, ob alle Werte oder nur Bezugswerte im Feld angezeigt werden sollen:
 •
Um alle Feldwerte in die Werteliste aufzunehmen, wählen Sie Alle Werte aufnehmen.
 •
Um nur Bezugswerte in die Werteliste aufzunehmen, wählen Sie Nur Bezugswerte aufnehmen und wählen Sie eine Bezugstabelle aus der Liste beginnend bei. Die Werteliste zeigt nur Feldwerte aus Datensätzen, die den Beziehungskriterien zwischen der Tabelle beginnend bei und der Tabelle entsprechen, die das Feld enthält, das Sie aus der Liste Werte verwenden aus erstem Feld gewählt haben.
Ein Beispiel einer Werteliste, die nur Bezugswerte anzeigt, finden Sie unter Beispiel einer Werteliste, die nur Werte aus Bezugsfeldern anzeigt.
7.
Um auch zugehörige Werte aus einem zweiten Feld anzuzeigen, aktivieren Sie Auch Werte aus zweitem Feld anzeigen, wählen die Tabelle aus, die das gewünschte Feld enthält, und wählen dann das Feld aus der Liste.
Wählen Sie diese Option, um die Werte aus einem entsprechenden Feld nach den Werten in Ihrer Werteliste anzuzeigen. Als Hilfe zur Dateneingabe könnten Sie z. B. Artikelbezeichnungen neben Artikelnummern anzeigen. Wenn Auch Werte aus zweitem Feld anzeigen grau dargestellt ist, wählen Sie zuerst ein Feld aus der linken Feldliste, wie in Schritt 5 beschrieben.
Hinweis  Bei der Dateneingabe gibt eine Werteliste, die Werte aus zwei Feldern anzeigt, dennoch nur Daten aus dem ersten Feld ein, das in Schritt 5 festgelegt wurde. Das zweite Feld in der Werteliste dient nur der Anzeige und sein Wert wird in kein Feld eingegeben. Sie können jedoch eine Referenz verwenden, um automatisch Daten aus dem zweiten Feld einzugeben. Weitere Informationen finden Sie unter Erläuterung von Referenzen.
8.
Wenn Sie ein zweites Feld für die Anzeige von Werten ausgewählt haben:
 •
Wählen Sie, welches Feld für die Bestimmung der Sortierfolge der Werteliste verwendet werden soll.
 •
Wählen Sie Werte nur aus dem zweiten Feld anzeigen, um Werte aus dem zweiten Feld anzuzeigen, aber die Daten aus dem ersten Feld zu speichern.
Wenn Sie Werte nur aus dem zweiten Feld anzeigen wählen, zeigt die Werteliste beide Felder z. B. in einem Einblendmenü an.
Zusammenfassung des Verhaltens von Werte nur aus dem zweiten Feld anzeigen:
 
Feld/Steuerelement
Verhalten
Optionsfelder, Markierungsfelder, Einblendmenü
Nur der Wert aus dem zweiten Feld wird angezeigt. Wenn Sie Ihre Auswahl treffen, wird der entsprechende Wert aus dem ersten Feld in der Datenbank gespeichert.
Einblendliste
Das Feld zeigt den Wert aus dem ersten Feld an. Wenn Sie auf das Feld klicken, zeigt die Einblendliste Werte aus dem zweiten Feld an. Nach der Auswahl zeigt die Liste erneut den Wert aus dem ersten Feld an, wenn das Feld verlassen wird.
Hinweis  Wenn Sie Ihre Auswahl treffen, wird der entsprechende Wert aus dem ersten Feld in der Datenbank gespeichert.
9.
Wenn Sie die Werte, die sich in einem Textfeld befinden, in der Wörterbuchsortierfolge einer bestimmten Sprache anzeigen wollen, wählen Sie Werte neu sortieren basierend auf und wählen eine Sprache. Anderenfalls werden die Werte in der Indexreihenfolge der Standardsprache des Felds sortiert. Diese Einstellung wird in allen anderen Feldtypen ignoriert.
Weitere Informationen finden Sie unter Wählen einer Sprache für Indizierung oder Sortierung.
10.
Klicken Sie auf OK, um das Dialogfeld "Felder für Werteliste angeben" zu schließen.
11.
Klicken Sie zweimal auf OK, um das Dialogfeld "Werteliste bearbeiten" und dann das Dialogfeld "Wertelisten verwalten" zu schließen.
12.
So verbinden Sie die Werteliste mit einem Feld in einem Layout:
Weitere Informationen finden Sie unter Einstellen eines Felds für die Anzeige von Einblendmenüs, Markierungsfeldern oder andere Steuerelementen.
So definieren Sie eine Werteliste aus einer anderen Werteliste:
1.
Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Wertelisten.
Im Layoutmodus können Sie auch auf Verwalten in der Statussymbolleiste klicken und dann Wertelisten wählen.
2.
Klicken Sie im Dialogfeld "Werteliste verwalten" auf Neu.
3.
Geben Sie im Dialogfeld "Werteliste ändern" einen Namen in das Feld Wertelistenname ein.
4.
Aktivieren Sie Werteliste aus einer anderen Datei und wählen Sie dann aus der Liste einen Dateipfad oder erstellen Sie einen Dateipfad, der auf die Datei mit der gewünschten Werteliste verweist.
Einzelheiten finden Sie unter Erstellen von Dateipfaden.
5.
Wählen Sie aus der Liste Werteliste die Werteliste aus der anderen Datei.
Einige Wertelisten sind eventuell grau dargestellt und können nicht ausgewählt werden. Diese Wertelisten sind so definiert, dass sie nur Bezugswerte aus einem Feld anzeigen, und können nicht direkt von einer anderen Datei referenziert werden. Verwenden Sie stattdessen die Option Werte verwenden aus Feld. (Sie müssen auch die Tabelle aus der anderen Datei in das Beziehungsdiagramm der aktuellen Datei aufnehmen.) Um diese Art von Werteliste zu erstellen, folgen Sie den obigen Anleitungen zum Definieren einer Werteliste auf der Basis der Werte in einem Feld.
6.
Klicken Sie zweimal auf OK, um das Dialogfeld "Werteliste bearbeiten" und dann das Dialogfeld "Wertelisten verwalten" zu schließen.
7.
So verbinden Sie die Werteliste mit einem Feld in einem Layout:
Weitere Informationen finden Sie unter Einstellen eines Felds für die Anzeige von Einblendmenüs, Markierungsfeldern oder andere Steuerelementen.
So ändern, duplizieren oder löschen Sie eine Werteliste:
1.
Wählen Sie Datei (Windows) bzw. Ablage (Mac OS) > Verwalten > Wertelisten.
Im Layoutmodus können Sie auch auf Verwalten in der Statussymbolleiste klicken und dann Wertelisten wählen.
2.
Führen Sie im Dialogfeld "Wertelisten verwalten" eine der folgenden Aktionen aus:
 
Für
Vorgehensweise
Die Werte in einer Werteliste oder die Generierung der Werte in einer dynamischen Werteliste ändern
Wählen Sie die Werteliste aus der Liste und klicken Sie auf Bearbeiten. Nehmen Sie im Dialogfeld "Werteliste bearbeiten" Ihre Änderungen vor. Klicken Sie dann auf OK.
Hinweis  Das Umdefinieren eines Wertelisteneintrags, nachdem bereits Daten eingegeben wurden, kann zu unerwarteten Ergebnissen führen. Wenn Sie z. B. einen Wertelisteneintrag von Produkt in Artikel ändern, erscheint das Feld leer, wenn es als Markierungs- oder Auswahlfeld formatiert wurde. Außerdem finden Sie die vorhandenen Datensätze nicht, wenn Sie nach Artikel suchen.
Eine Werteliste duplizieren
Wählen Sie die Werteliste aus der Liste und klicken Sie auf Duplizieren.
Eine Werteliste löschen
Wählen Sie die Werteliste aus der Liste und klicken Sie auf Löschen. Klicken Sie im Bestätigungsfenster ebenfalls auf Löschen.
3.
Klicken Sie im Dialogfeld "Werteliste verwalten" auf OK.
Hinweise
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Wenn ein Feld unabhängig davon, auf welchem Layout sich die Feldobjekte befinden, immer die Werte aus der Werteliste verwenden soll, geben Sie eine Überprüfungsoption in der Definition des Felds an. Weitere Informationen finden Sie unter Definieren der Feldüberprüfung.
 •
Wenn die von Ihnen definierte Werteliste Datumsangaben enthält, stellen Sie sicher, dass die Werte vierstellige Jahreszahlen enthalten, z. B. 29.06.2014 anstelle von 29.06.2014. Bei der Dateneingabe konvertiert ein Datumsfeld, das für die Anzeige einer Werteliste mit zweistelligen Jahreszahlen formatiert ist, zweistellige in vierstellige Jahreszahlen; siehe dazu Konvertierung von Datumswerten mit zweistelligen Jahreszahlen.
 •
Felder aus ODBC-Datenquellen können in Wertelisten verwendet werden, aber "Character Large Objects" (CLOBs) wie lange Textzeichenfolgen werden nicht unterstützt.
 •
Für Wertelisten mit ODBC-Daten werden die Berechtigung Kein Zugriff und die eigene Berechtigung Eingeschränkt nicht unterstützt. Um einem Benutzer zu untersagen, ODBC-Daten in einer Werteliste zu sehen, müssen Sie in der externen SQL-Datenbank eine Sicherheit auf Zeilenebene durchsetzen. Informationen finden Sie unter Bearbeiten von Wertelistenzugriffsrechten.