Las cuentas especifican nombres de cuenta y (normalmente) contraseñas para un archivo. Cuando un usuario abre un archivo que contiene cuentas, se abre un cuadro de diálogo que indica al usuario que introduzca la información de la cuenta. Cuando un usuario abre un archivo con la información de cuenta correcta, el conjunto de privilegios asignado a esa cuenta determina las acciones que puede realizar el usuario en ese archivo. Consulte Cuentas, conjuntos de privilegios y privilegios ampliados.

Para crear y gestionar cuentas para un archivo, abra el archivo con una cuenta que tenga asignado el conjunto de privilegios de acceso total, que es el único que permite realizar todo tipo de cambios en un archivo. Si abre el archivo con otro conjunto de privilegios, el comando de menú Archivo > Gestionar > Seguridad aparece desactivado.

Para realizar campos en una cuenta con el conjuntos de privilegios de acceso total (por ejemplo, eliminar la cuenta o asignar los privilegios de acceso total a esta), debe utilizar una cuenta local autenticada por un archivo de FileMaker y a la que se le hayan asignado privilegios de acceso total.

Puede crear y modificar cuentas en un archivo compartido mientras los clientes estén usándolo. Los cambios realizados en las cuentas se aplican inmediatamente. No obstante, los cambios no interrumpen la actividad de ninguno de los clientes actuales. Por ejemplo, si cambia la contraseña de una cuenta que está siendo utilizada por uno o varios clientes, estos no verán interrumpida su actividad en FileMaker Pro. Sin embargo, deberán introducir la nueva contraseña la próxima vez que abran el archivo.

Puede crear tantas cuentas como crea conveniente. Puede crear cuentas individuales para cada usuario o un pequeño de número de cuentas que pueden compartir los usuarios. Cada archivo de base de datos contiene también dos cuentas predefinidas: Admin e Invitado. Consulte Cuentas Admin e Invitado.