Se recomienda realizar de forma habitual copias de seguridad de cualquier documento almacenado en un equipo. Los medios magnéticos pueden sufrir una serie de problemas y un dispositivo de almacenamiento, como una unidad de disco duro, no debe ser el único lugar donde almacene sus datos. El calor o el frío extremos, la luz solar, la presencia de campos magnéticos y eléctricos pueden contribuir al fallo de los medios de almacenamiento magnéticos. Por eso, debe realizar copias de seguridad en medios ópticos, además de en medios magnéticos.

Es más fácil realizar una copia de seguridad de una base de datos que volver a crearla. La frecuencia con que realice copias de seguridad (todos los días, varias veces a la semana...) depende normalmente de la cantidad de datos que añada a las bases de datos y de la dificultad que supondría volver a crear los archivos en caso de que se dañaran.

Una estrategia de copias de seguridad rigurosa se basa en el uso de varios medios y de una planificación consistente. De este modo, puede conseguir protección frente al fallo de un único disco duro, un disco extraíble, una cinta o cualquier otro tipo de medio.

En pocas palabras, realizar copias de seguridad significa copiar los archivos en otro disco como método de protección. A medida que aumente el tamaño y el número de archivos, es posible que necesite utilizar un programa de otros fabricantes para realizar copias de seguridad adecuadas.

Un buen programa de copias de seguridad de otros fabricantes ofrecerá varias copias de una base de datos como fuentes para su recuperación. Puede lograr esto mediante un esquema que incluya la realización de copias de seguridad por rotación. Normalmente, este método incluye la realización de copias de seguridad distintas en un período de tiempo inferior a dos semanas. Se realiza una copia de seguridad de un archivo en un conjunto el primer día, y en un nuevo conjunto el segundo día, hasta que existan diez conjuntos de copias de seguridad (suponiendo que la semana laboral sea de cinco días). Al undécimo día, se vuelve a utilizar el primer conjunto. Este tipo de rotación le garantiza que, en caso de problema remoto, no perderá la oportunidad de restablecer un archivo de forma completa.

Es aconsejable que almacene copias de seguridad de archivos de gran importancia en una ubicación fuera del lugar de trabajo. Es posible que se produzcan, y de hecho, se producen, incendios, terremotos y otros desastres. Por esta razón, tendrá mayor seguridad si protege las copias de archivos vitales en ubicaciones alejadas del lugar de trabajo.